Fonction d'achat, fabrication de spécialités grecques, approvisionnement, logiciels PMI, autonomie des achats, prévisions, négociation, segmentation des familles, processus achats
L'acheteuse gère l'approvisionnement en matières premières des spécialités grecques et du poisson (dont le technique) par la génération des bons de commande (logiciel PMI pour les spécialités grecques, document Excel pour le poisson). L'approvisionnement en matières premières des spécialités grecques par l'acheteuse inclut également les pots et une partie des étiquettes de la production (selon les indications du responsable logistique ou de l'assistant planification).
Les quantités commandées sont quasiment toutes déterminées à partir de la consultation du logiciel PMI, mais également selon les indications fournies par l'assistant planification (cas du fromage blanc et du concombre) et par les constatations visuelles effectuées par l'acheteuse (cas du gaz et de l'huile). Elles sont aussi déterminées par les prévisions (prévision de début de saison pour un produit long délai à grosse commande, pas forcément un produit principal : cas de l'olive – prévision à la semaine également) et les habitudes (commande le jeudi pour livraison le vendredi : cas de la feuille de vigne).
Les fournisseurs sont évalués sur des paramètres techniques par la qualité (qualitatifs et de présentation : ex => mauvais sous-vidage, occultation de la date d'abattage ou date limite de conservation trop courte, problèmes d'emballage défectueux => raviers mal soudés, manque de glace, produits mal conservés => ouïes qui sentent ou chair molle, palettes ou caisses cassées, présence de corps étrangers, erreur de fabrication du produit, quantités livrées différentes des quantités commandées….) ou financiers (prix) par l'acheteuse.
Il pourrait être intéressant de compléter les critères d'évaluation techniques des fournisseurs par d'autres critères par exemple relationnel (ancienneté de la relation, nature de la relation, prévention en cas de retard de livraison… => exemple : mauvaise foi de l'interlocutrice du fournisseur Deniksan pour les zestes de citron (unique fournisseur) avec l'acheteuse au sujet de la date de livraison. En effet, lors d'un premier contact téléphonique elle avait assuré à l'acheteuse une date de livraison déterminée.
Après 2 semaines de retard après la date d'échéance de la date de livraison, un nouveau contact téléphonique a donné lieu à une nouvelle extension du délai de livraison (raison : production pas encore démarrée). Ce genre de désagréments peut engendrer des problèmes imputables directement à l'activité de l'entreprise : ruptures de stock, retards de production-livraison et indirectes : organisation de la production et image de Salm Invest Group.
L'évaluation du fournisseur commence selon le produit par la signature éventuelle d'un cahier des charges et l'éventuelle présentation de la fiche technique du produit par le fournisseur. Sauf cas d'urgence (facteur temps), les fournisseurs sont évalués une première fois avant la passation de commandes (sinon plus tard) puis ils seront évalués une seconde fois après que le besoin soit apparu et les demandes exprimées (lors de la réception des marchandises).
Cette double évaluation correspond à l'audit dévaluation du fournisseur.
[...] L'acheteuse peut ainsi attribuer son portefeuille selon ses compétences. Note : 9 /10 Base de données Les datas existent pour les spécialités grecques (logiciel PMI) et le poisson (hormis pour les épices et les emballages) et sont facilement disponibles : ils recouvrent l'historique des prix , des volumes achetés ou encore les frais de transport. Les bases de données sont souvent utilisées : pratiques d'accès, elles sont adaptées au besoin (ex : cas de fournisseurs sous contrat rotation des quantités d'une année à l'autre en fonction de la consommation des matières premières). [...]
[...] Evaluation du planning prévisionnel des besoins : Existence d'un planning de livraison mais pas de véritable planning prévisionnel des besoins (hormis quelques produits du poisson ou des spécialités grecques) A l'avenir, on pourrait envisager d'établir un planning prévisionnel des besoins en se basant par exemple sur des prévisions même minimales et le communiquer aux achats avec des actions correctives sur le plan prévu. On peut déjà étoffer le planning prévisionnel des premiers articles du poisson et des spécialités grecques. En dernier lieu, le planning pourrait encore à plus long terme être revu régulièrement en fonction des disponibilités du marché des fournisseurs. [...]
[...] Evaluation dossiers fournisseurs : Tous les fournisseurs (100% du CA achats) possèdent un dossier mis à jour régulièrement (spécialités grecques + poissons ) qui porte sur les renseignements généraux(adresses , contacts , tél mail, fax) , commerciaux (quantité de commande minimum, financiers (prix), techniques (cahier des charges+ agrégation) . Chaque dossier est enrichi par des comptes-rendus de visites (pas de visite pour les spécialités grecques) et d'audit. Il pourrait y avoir des comptes-rendus de communication téléphonique (ex. : cas du zeste de citron=> mauvaise foi de l'interlocutrice) sous forme de remarques concernant les fournisseurs. Les résultats des négociations sont indiqués et mis à jour . [...]
[...] C'est plus la qualité qui note les principaux fournisseurs en engageant des plans d'amélioration suivis de façon régulière. Evaluation de l'évaluation des performances fournisseurs : Les performances des fournisseurs se basent essentiellement sur des critères techniques liés à la présentation ou à la bonne conservation de la qualité des produits mais aussi des critères financiers (prix Il y'a une variable qui pourrait également être prise en compte : celle de la nature de la relation avec le fournisseur (critères relationnels) L'acheteuse travaille en collaboration avec le service qualité pour établir les performances des fournisseurs. [...]
[...] L'activité de la gestion du panel fournisseurs va surtout dépendre des changements de prix relatifs aux produits (cas de forte augmentation). Evaluation de la gestion du panel fournisseurs : Le panel fournisseur contient un nombre important de références qu'il conviendrait d'optimiser. En effet, on pourrait mettre en place une politique de réduction du nombre des fournisseurs avec l'objectif d'impliquer les fournisseurs dans une approche éventuelle de partenariat (suivant la catégorie de fournisseur : court, moyen ou long terme). Enfin, l'optimisation de ce panel pourra être complétée par un traitement des fournisseurs individualisé selon leur importance stratégique. [...]
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