Dans le contexte actuel, le cadre contemporain de la gestion est celui de la recherche d'une compétitivité permanente. La part des achats dans le prix de vente peut varier considérablement ; représentant 5 à 15% dans certains produits de luxe, elle peut atteindre 80% dans le négoce, et se situe souvent entre 50 et 60% dans l'industriel. Cependant le poids financier de la fonction achats n'est pas toujours un bon indicateur des enjeux stratégiques qu'elle comporte.
D'une part, des facteurs clés de succès significatifs -spécialement dans les stratégies de différenciation- et des sources de productivité non négligeables peuvent exister dans des fonctions qui semblent peser modestement dans le coût de revient du produit ou du service final.
D'autre part, les caractéristiques techniques et qualitatives des approvisionnements, tout comme la nature des relations avec les fournisseurs, ont toujours un impact sur le coût d'achat et d'usage.
La fonction achats du fait même de sa situation en tête de la chaîne logistique de l'entreprise, peut, par ses insuffisances, être la source de dysfonctionnements sérieux perturbant la plupart des autres fonctions de l'entreprise. Elle peut générer des pertes substantielles.
Pour permettre à l'entreprise de bien cerner les risques afférents à ses activités, la mise en oeuvre d'un contrôle interne est indispensable. C'est ainsi que dans notre travail, nous essaierons de présenter une partie théorique qui traitera les aspects conceptuels du contrôle interne ainsi que la méthodologie d'audit interne et opérationnel dans la fonction achats, et ensuite, dans une seconde partie, une étude de cas, portant sur l'application des concepts théoriques précédemment décrits.
Mots clés: étude Elect'o, audit, fonction achat, CI, contrôle, interne, externe, performances, procédures, exhaustivité, commandes, stocks, stockage, service achats, gestion des stocks, analyse, suivi, rapport, gestion
[...] L'ensemble des FRAP, après classement et tirage, peut constituer le corps du rapport. Tout dysfonctionnement digne d'être signalé sera formulé sous forme de FRAP 1. Le problème qui le résume 2. les faits qui le prouvent 3. les causes qui l'expliquent 4. les conséquences que cela entraîne 5. les recommandations qui le résolvent la FRAP doit être approuvée par le chef de mission puis validée avec les audités concernées au fur et à mesure des sections travail terrain. [...]
[...] Généralement, il existe une liste de fournisseurs agréés pour les différents produits ou services achats comprenant les prix obtenus et leur délai de livraison, cette liste fait l'objet d'une remise en cause et d'une mise à jour périodique. Il doit y avoir une procédure d'appels d'offres dûment documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins- disant n'aurait pas été retenu. Aussi, la recherche de l'information se fait sur la base des études de marché-achat et des négociations directes avec les fournisseurs, notamment dans le cas de fournisseurs en nombre réduit ou d'un fournisseur en situation de monopole. d. [...]
[...] o Contrôle a posteriori consistant à assurer la bonne application des instructions. o Un troisième contrôle consistant à faire comparer les instructions données et les actions d'exécution afin de donner des garanties sur l'application effective des instructions. Favoriser l'amélioration des performances : Efficacité et efficience dans la gestion des entreprises, telles sont les préoccupations du contrôle interne. En effet, l'efficacité d'une entreprise est sa capacité à atteindre les objectifs qu'elle s'est fixés. L'efficience quant à elle est la capacité de l'entité à être efficace au moindre coût. [...]
[...] La qualité de l'information exige un système de contrôles réguliers qui assurent la fiabilité des procédures de collecte, de traitement et de diffusion des informations. Assurer l'application des instructions de la Direction : Les instructions de la direction sont communiquées sous diverses formes : automatisées, écrites ou verbales ; elles sont souvent filtrées plusieurs fois avant d'arriver à la personne pour laquelle elles doivent avoir une signification immédiate. Pour atteindre cet objectif, trois niveaux de contrôle sont prévus : o Contrôle a priori qui consiste à assurer, d'une part, que l'objectif des instructions est bien défini, les instructions sont claires, appropriées et compréhensibles, et d'autre part, elles sont adressées aux personnes habilitées et formées pour les interpréter correctement. [...]
[...] La sélection des fournisseurs: Les acheteurs doivent examiner les conditions proposées par les fournisseurs possibles compte tenu des politiques définies par l'entité. Si les tâches associées au moyen terme ont été effectuées, la fonction achats dispose d'un référencement des fournisseurs auxquels il peut être fait appel pour les fournitures régulières. Restent cependant les cas posés par les achats ponctuels. Dans le premier cas, les risques résident dans le laisser-aller : dégradation de la performance des fournisseurs, non prise de conscience à temps de la nécessité de réviser la cotation de ses fournisseurs référencés. [...]
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