La fonction commerciale est le seul centre de recettes dans l'entreprise. Elle est une fonction vitale et occupe une place primordiale au sein de chaque entreprise. En effet, cette fonction a pour principale mission de répondre aux besoins et exigences externes en offrant les produits demandés au meilleur prix, avec la qualité requise et dans les délais convenus afin de satisfaire les besoins des clients et assurer le suivi du recouvrement.
Pour réaliser sa mission, la fonction commerciale a besoin de se doter de moyens humains, matériels et financiers nécessaires à son fonctionnement. De plus, elle se caractérise par une organisation particulière lui permettant d'agencer les moyens mis à sa disposition et de structurer ses relations avec les autres unités de l'entreprise. De ce fait, une attention particulière doit être adressée à cette fonction et plus spécialement au cycle ventes – clients. Ce dernier englobe le circuit de vente, depuis la passation de la commande par le client jusqu'au recouvrement de la créance.
Ainsi, l'auditeur doit être en mesure d'émettre une opinion sur l'efficacité du fonctionnement du cycle des ventes. Pour ce faire, et comme tout travail d'auditeur, son travail se structure en trois phases à savoir la phase de préparation pour assimiler les particularités du cycle ventes – clients, la phase de réalisation et la phase de conclusion.
Quelques soient les diligences de l'auditeur, l'accroissement des risques, la montée des exigences de la clientèle et des forces concurrentielles, celui-ci est obligé à mettre à jour continuellement la démarche qu'il adopte pour évaluer n'importe quel système de contrôle interne.
On peut donc se poser la question suivante : quelles sont les spécificités de l'audit de la fonction commerciale et quelle est la démarche suivie par l'auditeur pour émettre une opinion sur l'efficacité du cycle ventes – clients ?
Pour apporter des éléments de réponse à cette problématique, notre travail se structurera de la manière suivante :
- Dans une première partie « La fonction commerciale », nous allons présenter les finalités et les objectifs de la fonction commerciale, pour aborder par la suite l'organisation de la fonction et ses interfaces avec les différentes unités. On s'intéressera ensuite à recenser les risques liés à la dite fonction et les points de contrôle de l'auditeur.
- Dans une deuxième partie « Audit de la fonction commerciale : Cas de la société X », à laquelle nous avons consacré plus d'importance, nous allons auditer la fonction commerciale d'une société de commercialisation de fruits et légumes. Ce travail va être réalisé en adoptant la méthodologie générale de l'audit (phase de préparation, de réalisation et de conclusion) et en utilisant les différents outils mis à la disposition de l'auditeur (questionnaire de prise de connaissance, grille d'analyse des tâches, tableau des forces et des faiblesses, diagramme de circulation, questionnaire de contrôle interne, etc.). Ces outils sont bien évidemment spécifiques à la fonction auditée et adaptés à ses finalités et objectifs.
[...] Egalement, la comptabilité analytique fait défaut au sein de la société X d'où une fixation des prix basée sur l'intuition. Ainsi, les principales recommandations à faire sont les suivantes : 1. Instaurer une procédure de suivi des règlements clients pour éviter tout retard ou non encaissement des créances clients ; 2. Instaurer une procédure de relance des clients en cas de retard de paiement ; 3. Veiller au respect du principe de séparation des fonctions pour éviter tout risque d'oubli, de détournement ou de fraude ; 4. [...]
[...] Cet examen se fait à partir d'une présentation réalisée par les auditeurs, elle permet de régler les contestations éventuelles et de valider le travail des auditeurs Le rapport d'audit : C'est le document le plus important émis par l'audit, et qui engage le responsable de l'audit. C'est un rapport complet, conclusif, écrit, final. Le rapport présente les résultats de la mission d'audit. Après une brève introduction rappelant l'objectif de la mission d'audit, suivi d'un résumé des principaux dysfonctionnements au niveau de l'entreprise, la dernière partie concerne les recommandations d'amélioration des procédures de la dite société. Mission d'audit de la fonction commerciale Société auditée : Société X S.A.R.L. [...]
[...] Mission d'audit de la fonction commerciale Société auditée : Société X S.A.R.L. LOT. AL BASSATINE N°00 VAL FLEURI TANGER Tanger, le 2 février 2007 Lettre de recommandations Suite à notre mission d'audit de la fonction commerciale de la société nous avons pu détecter quelques points faibles (problèmes) qui peuvent entraver l'entreprise à réaliser ses objectifs surtout au niveau de la fonction commerciale qui constitue le noyau dur de l'activité de la société à savoir la commercialisation et la distribution de produits frais. [...]
[...] Le réseau de distribution et de commercialisation est conjointement assuré par le gérant, ses frères ainsi que l'équipe dirigeante. L'effectif se répartit entre personnel spécialisé et d'encadrement et d'administration outre le personnel saisonnier qui peut atteindre 20 personnes Les fonctions de la société X : Les fonctions dont dispose la société sont (voir organigramme) : - Le département commercial : La fonction Vente : assurer la gestion des commandes et l'établissement des bons de livraison et des factures ; La fonction Achat : rechercher les offres qui peuvent garantir des prix convenables, des brefs délais, et une meilleure qualité ; La fonction Import/Export : assurer le développement des ventes et la présence de la société sur les marchés étrangers. [...]
[...] La matérialisation de la comptabilisation, par opposition d'un tampon, des dates et signatures, permet de suivre le chemin comptable et d'identifier la personne susceptible de fournir des éléments d'informations sur la facture concernée. La pré numérotation des documents papier permet, si leur suivi séquentiel peut être assuré et donc si elle est effectivement exploitée, de vérifier leur correct enregistrement, à savoir le respect des principes d'unicité et d'exhaustivité (exemples : factures client numérotées à leur émission, factures fournisseurs enregistrées et numérotées dès leur réception, bons de réception et d'expédition, bon de commande). La mise en place de contrôles particuliers pour les situations exceptionnelles. [...]
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