Contrôle interne des procédures d'expression des besoins

Extraits

[...] La remise directe des chèques aux fournisseurs par le chef de service trésorerie peut être source d'abus et de malversation. Les chèques signés d'avance peuvent être sources de dépenses non contrôlées et non fondées. La complicité entre le DAF et le chef de service trésorerie peut entraîner certains abus. Recommandations Dès la réception des factures, une vérification rigoureuse de celles-ci et des pièces justificatives les accompagnant doit être faite. Une situation des factures échues ou à échoir doit être faite afin d'éviter les double emplois, les oublis ou les défauts de paiement par manque de liquidité. [...]

[...] Enfin, nous proposons que le chef de service d'achat autorise les demandes à chaque fois que les trois visas sont constatés et pas en fonction de ses humeurs. Etablissement de la commande Constat Nous avons constaté que les six exemplaires établis par le chef de l'unité d'achat ne sont pas numérotés. De plus, les fournisseurs sont choisis au hasard quelque soit le montant de la commande. Enfin, nous remarquons une absence d'une mention telle que les délais de règlement. Conséquences ou risques Ces états de fait constituent des risques pour la structure. [...]

[...] Le chef de service trésorerie choisit lui-même et tout seuls les fournisseurs à régler. Les chèques sont établis par le chef de service trésorerie alors que cette tâche relève des prérogatives du comptable banque. Les chèques sont respectivement signés par le chef de service trésorerie et le DAF, sans passer par la Direction Générale. Les chèques sont directement remis aux fournisseurs par le chef de service trésorerie sans aucune preuve de transmission. Certains fournisseurs sont payés en espèces. Certains chèques sont établis au nombre de personnes physiques. [...]

[...] De tout ce qui précède, des risques de vols ou de détournement de fonds existent fortement. Recommandations Nous recommandons que : Les fournisseurs envoient les factures au secrétariat du Directeur Général Les factures soient déposées en deux exemplaires Les factures soient accompagnées par l'original du bon de commande et du bon de livraison La liasse composée de la facture, du bon de commande, du bon de livraison soit transmise au Service Achat pour conformité après vérification respective du DG et du DAF. [...]

[...] Ce dernier passe les deux écritures sur les journaux auxiliaires concernés (journal fournisseur et trésorerie) et classe le dossier Conséquences ou risques L'imputation des factures à un comptable quelconque pour traitement pourrait entrainer un désordre au niveau de la comptabilité. De plus, il peut y avoir des défauts au niveau de la saisie et de la passation des écritures, car il n'y a pas de vérification. Recommandations Nous recommandons une spécialisation (par tâches) des comptables. Après avoir saisi l'écriture, le comptable devra soumettre l'écriture au chef comptable pour vérification. [...]