Gestion des garanties, IAE Banque, secteur bancaire, mission d'audit, contrôle interne, risques, recommandations
L'IAE BANQUE est une entreprise qui s'organise autour de 4 activités qui correspondent à quatre types de clientèle : particuliers, professionnels, institutionnels, et entreprises.
Cette entreprise possède une structure juridique de SA coopérative. L'entité qui nous intéresse est la banque de la région Atlantique qui compte 96 000 sociétaires (parmi lesquels sont choisis les administrateurs), 156 agences ; et 1550 collaborateurs.
N'importe quel client peut devenir sociétaire en souscrivant une part sociétale de l'entreprise.
La gestion des garanties est un processus à maîtriser dans notre entité, en effet plusieurs éléments dépendent de l'efficacité de ce processus.
Tout d'abord, les décisions qui sont prises dépendent des garanties que le chargé d'affaires et la direction des crédits pensent détenir sur un client. Par conséquent, des anomalies peuvent amener les opérationnels à pendre des décisions incohérentes avec la relation client et donc risquées. On peut ensuite imaginer que l'entreprise ne fasse pas appel à une garantie effectivement prise sur le client car cette garantie n'aura pas était enregistrée dans le système d'information ou aura était perdue. Le risque encouru est alors financier est correspond aux pertes (que l'on pensait couvertes par les garanties) engendrées par la défaillance d'un client.
Ensuite, il faut prendre en compte le contexte réglementaire de la banque. Les entités bancaires doivent respecter un calcul précis concernant le montant de leur fonds propre, les modalités de ce calcul sont le sujet de la réforme Bâle II. L'application de cette réforme impose entre autres des exigences concernant les informations à détenir sur le client et les processus d'enregistrement des garanties. Des différences entre les garanties enregistrées dans le système d'information et les garanties réellement prises et présentes au dossier constituent une non-conformité importante.
[...] Nous pouvons ainsi agir sur ces dernières. L'éradication des causes profondes devrait ensuite permettre de supprimer les causes postérieures et par voie de conséquence, contribuer à résoudre le problème. Nous allons donc choisir les causes (grâce à l'arbre ci-dessus) sur lesquelles nous allons agir afin de résoudre le problème. Nous allons agir sur les éléments suivants : En observant l'arbre ci-dessous, nous constatons que le processus de gestion des garanties présente de gros problèmes de supervisions. En effet, ce manque de supervision entraine : une absence d'autocontrôle du personnel chargé de la saisie (et donc des erreurs de saisies), une absence d'autocontrôle du personnel chargé de la constitution du dossier de prêt (et donc des documents de garanties non-conformes), une absence de sensibilisation du personnel à supprimer dans le SI les garanties arrivées à leur terme (et donc des erreurs dans le une absence de sensibilisation du personnel au référencement des dossiers de prêt (et donc des mauvais rangements et par conséquent des pertes de documents probants), une absence de sensibilisation à inscrire un délai de conservation sur les documents (et donc l'absence de documents probants), une absence de sensibilisation du personnel à réclamer une copie de l'acte au notaire (et donc l'absence dans la banque de documents probants) Ainsi, en agissant sur la supervision à tous ces niveaux, les causes du problème sont réduites et par conséquent le risque de perte financière aussi. [...]
[...] Données des clients perdues suite à des dossiers non saisis/perdus au SI ou suite à des dossiers perdus au Service Archivage 2. Données des clients erronées suite à un manquement des pièces justificatives et/ou suite aux maux classements des dossiers au Service Archivage ENVIRONNEMENT 1. Climat social propice aux conflits 2. Locaux d'archivage inadaptés 3. Réforme : conforme à la loi Bâle II MOYENS 1. Insuffisance des locaux d'archivage 2. Insuffisance des matériels d'informatique et/ou d'archivage 3. L'accès aux locaux d'archivage non sécurisé 4. Défaillance du système de sécurité et de sûreté (incendie, malveillance ) 5. [...]
[...] SI non évolutif ; ne soit pas adapté aux objectifs de l'activité auditée METHODES 1. Procédure de gestion des dossiers de prêt inadaptée aux objectifs 2. Plan d'archivage mal construit 3. Supervision insuffisante en termes de saisie et d'enregistrement des dossiers de prêt MANAGEMENT 1. Formation insuffisante des salariés 2. Rémunération des salariés non motivante 3. Encadrement peu sensibilisé au respect des consignes de gestion de garanties 4. [...]
[...] On peut constituer une analyse pour chacun des problèmes mis en évidence par l'audit. La première analyse portera sur l'opération saisie du dossier de prêt par le service gestion des prêts. Problème : Le système d'information stocke, traite et fait circuler des informations fausses concernant les clients, leurs prêts et leurs garanties. Faits : des erreurs de saisies sont faites au sein du service gestion des prêts lors de la saisie informatique du dossier de prêt. Causes : il n'existe pas d'autocontrôle du Système d'information et du personnel chargé de la saisie. [...]
[...] Décrivez-la Si non, connaissez-vous les opérations réalisées par la saisie ? Décrivez-les Avez-vous la procédure de saisie des dossiers de prêts ? Si, oui vérifier Est-ce que vous appliquez la procédure pour chacune des saisies ? Si non, pourquoi ? Est-ce qu'elle vous a été expliquée ? Si oui, par qui ? Est-elle à jour ? Date de mise à jour Est-ce qu'elle est applicable ? Si non, pourquoi ? [...]
Référence bibliographique
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