Mise en place d'une procédure de gestion documentaire

Extraits

[...] Elle est applicable pour tous les organismes de la filière agroalimentaire. Elle a des exigences au niveau de la reconnaissance des bonnes pratiques d'hygiènes ainsi que de la prise en compte des exigences clients au niveau de la sécurité des denrées. Normes OHSAS 18001 et ILO-OSH 2001 : Elles concernent le management sécurité. Elles précisent les règles pour la gestion de la santé et la sécurité dans le monde du travail. Son objectif est de fournir aux entreprises le souhaitant un support d'évaluation et de certification de leur système de management de la santé et de la sécurité au travail. [...]

[...] Ils doivent identifier et gérer les éventuels écarts dans cette application Référence : La référence du document est le manuel des procédures MAN/ Mise en application : La date d'application de cette procédure correspond à la date d'approbation de celle-ci par le chef de service Description du processus : (annexe) Identification des documents (QHSE) Les documents doivent comporter : - Un titre Une référence : par exemple PR-GD-01-A PR : nature du document ; GD : activité ; 01 : numéro de procédure ; A : numéro de version Version 0 PROCEDURE DE GESTION DOCUMENTAIRE Entreprise XXX Date : 09/03/2010 Réf : PR-01-GD Page : 4 sur 7 - La nature du document par exemple : PR, MAN, MO On ne fait jamais référence au chapitrage des normes. - La version en vigueur notée par V + deux chiffres (exemple : V-01) Le nombre de pages La référence d'un document doit être unique. [...]

[...] Les destinataires peuvent recevoir la procédure par courrier avec un accusé de réception, par service bannette à l'intérieur de l'entreprise, par remise en main propre, par mail avec accusé de réception automatique. Il peut y avoir plusieurs destinataires pour un même document. Ce document doit être lisible par tous. Différentes formes peuvent être employées : posters, format A4 plastifié, format informatique . Ils doivent rester dans un bon état. Ces documents sont également consultables au Service Management, cependant chaque service dispose des dernières versions papiers des documents le concernant. La gestion du système documentaire est supervisée par le responsable Management. [...]

[...] Toute nouvelle version d'un document devra annuler et remplacer la version précédente, et ce pour tous les services concernés. Stockage / Archivage / Destruction Le stockage se fait pendant une durée généralement d'environ 1 an puis le document est archivé. L'archivage est définit par une durée d'environ 3 ans. Le stockage et l'archivage peuvent être sous forme papier ou informatisée. Sous forme papier, il faut que le local de stockage/archivage soit protégé contre le feu, l'eau pour ne pas que les documents papier soit altérés de quelques façons que ce soit. [...]

[...] S'il y a des modifications à faire, la procédure est renvoyée au rédacteur. Une fois la procédure vérifiée, le vérificateur date et signe la procédure. Puis l'approbation est généralement toujours effectuée par le chef de service. S'il n'est pas d'accord, la procédure est renvoyée au rédacteur puis au vérificateur et retour à l'approbateur. L'approbateur date et signe la procédure (dernier signataire). Sans la signature de l'approbateur, la procédure ne peut pas être diffusée. Ce système est appelé système à trois signatures. [...]