La part des achats dans le prix de vente peut varier considérablement ; représentant 5 à 15% dans certains produits de luxe elle peut atteindre 80% dans le négoce, et se situe souvent entre 50 et 60% dans les firmes industrielles. Cependant, le poids financier de la fonction achats n'est pas toujours un bon indicateur des enjeux stratégiques qu'elle comporte.
D'une part, des facteurs clés de succès significatifs – spécialement dans les stratégies de différenciation – et des sources de productivité non négligeables peuvent exister dans des fonctions qui semblent peser modestement dans le coût de revient du produit ou du service final.
D'autre part, les caractéristiques techniques et qualitatives des approvisionnements, tout comme la nature des relations avec les fournisseurs, ont toujours un impact sur le coût d'achat et d'usage. Celui-ci diffus et complexe, est rarement fonction du seul coût d'acquisition des approvisionnements : il peut s'agir par exemple de la prise en charge de manutention, d'étiquetages évitables, d'opérations de prélèvement, d'échantillonnage, de tests qui pourraient être modifiées, réduites rendues plus sures par certains modes de concentration avec les fournisseurs ou par d'autres choix d'approvisionnement ; il peut s'agir de danger de déstabilisation ou de dégradation du produit éliminable par des obtentions de matières livrées à température stable et à délais adaptés.
Enfin, la fonction d'achats, du fait même de sa situation en tête de la chaîne logistique de l'entreprise, peut, par ses insuffisances, être source de dysfonctionnements sérieux perturbant la plupart des autres fonctions de l'entreprise.
Un bon contrôle interne de la fonction d'achats est ainsi d'autant plus nécessaire que ses missions sont généralement formalisables.
[...] Les risques sont ici d'identifier de manière incomplète, inexacte ou tardive les besoins prévisibles, ce qui compromet la sélection du meilleur fournisseur. Les sources de ces risques sont les suivantes: le caractère incomplet ou obsolète des outils de prévision, en raison par exemple de nomenclatures non remises à jour, ou d'algorithmes de calcul maintenus inchangés alors que les procédés de fabrication, d'utilisation des matières, ou plus simplement les politiques, ont évolué; l'inexactitude ou l'inadaptation des informations utilisées dans l'identification des besoins. [...]
[...] Le risque est ici le déphasage avec les stratégies. Sa source est dans l'inadaptation des prévisions de besoins de recrutement, de formation, de mutation et de renouvellement et dans un suivi inadéquat de la formation. L'audit doit donc s'assurer que: l'entreprise établit des plans de recrutement et de formation en coopération avec la hiérarchie de la fonction achats, l'entreprise a un plan de mutation et de transferts; l'objectif peut être aussi de rechercher quel est le degré d'innovation dont l'entreprise fait preuve pour opérer des échanges entre fonctions, par exemple acheteurs contre vendeurs, ces plans, ainsi que la politique de rémunération, sont intégrés dans le système global de budgétisation Les conditions d'emploi des budgets de personnel alloués à la fonction achats et leur suivi Il s'agit à ce stade de mettre en place des procédures d'embauche voire de licenciement conformes à la politique retenue dans les plans et d'évaluer les performances des vendeurs. [...]
[...] Le risque est que la routine conduise à ne pas suffisamment remettre en cause la pertinence des moyens et leur contenu. Les sources de ce risque tiennent à une défaillance de l'articulation entre les plans et la stratégie, mais aussi au fait qu'il est parfois difficile d'évaluer les moyens nécessaires pour des tâches délicates à quantifier, comme toujours dans le secteur tertiaire: appréhension des besoins nouveaux, information sur les fournisseurs, discussions avec les vendeurs, par exemple. L'audit doit donc vérifier que la fonction achats obtient ses moyens en définissant les besoins auxquels correspondent ses missions qu'il convient de distinguer par nature (cf. [...]
[...] L'analyse de la qualité des informations utilisées dans les estimations des besoins: - informations comptables, - informations estimées en fonction des ventes prévues, - informations logistiques extrapolées de courbes de tendances, - informations projetées d'évolution des cours de matières, de devises: d'où proviennent-elles, comment sont-elles collectées et traitées, comment déc1enche-t-on leur mise à jour? Une attention particulière doit être portée aux informations réunies par les acheteurs sur les fournisseurs et les tendances des marchés amont, de manière à identifier leur exhaustivité et leur pertinence, puis les conditions de leur transmission aux utilisateurs La décision d'approvisionnement La décision de procéder à l'achat est prise au terme d'une procédure qui doit permettre de valider le bien-fondé de la demande d'achat, le besoin exprimé étant ici supposé réel. [...]
[...] Comme dans bien d'autres domaines, il existe ici une opposition potentielle entre les intérêts à court terme de la fonction achats, et l'intérêt à long terme de l'entreprise : un fournisseur qui vend à bas prix n'est pas toujours un fournisseur fiable avec lequel on pourra développer des relations et une coopération durables. Il est donc important, dans la plupart des cas, que les missions de la fonction d'achats, comme les procédures qu'elles gouvernent, soient établies dans le souci d'une performance à long terme La fonction achats contribue à la prévision, car elle : - prévoit, compte tenu des besoins des utilisateurs et des politiques de stockage, les programmes et les charges d'approvisionnements induits par les produits de l'entreprise, ainsi que les coûts des autres achats prévus, notamment de matériels - fournit les indications nécessaires à la prévision financière qui en résulte, notamment quant aux délais de règlement. [...]
Référence bibliographique
Source fiable, format APALecture en ligne
avec notre liseuse dédiée !Contenu vérifié
par notre comité de lecture
