Les Echanges de Données Informatisés (EDI) sont apparus en masse lorsque les entreprises ont ressenti le besoin d'automatiser les fonctions administratives (achats-ventes-trésorerie…). Pour faciliter ces échanges, la norme EDIFACT a été définie au niveau international. Initialement, les EDI concernaient l'industrie (commande-facture…). Les messages comptables respectant cette norme sont apparus bien plus tard pour permettre les échanges entre tous les partenaires (entreprise-cabinet-administration-greffe-banque).
Parallèlement, les « EDI bureautiques » avaient conquis les PME. Investir dans les EDI représente un coût non négligeable par rapport à l'achat d'un ordinateur et d'un modem. Ainsi, depuis peu, de nombreuses entreprises se sont connectées à Internet. Elles utilisent aussi le modem pour émuler le Minitel, envoyer des fax, faire des échanges de fichiers directement d'ordinateur à ordinateur. Cela permet aux PME et cabinets de pratiquer des échanges rapides et assez fiables pour un coût réduit.
Les raisons de ces développements sont en partie communes à chacun des partenaires. Dans la situation économique internationale actuelle, les entreprises ont cherché des moyens pour être plus rentables et faire des économies. Les EDI permettent notamment des gains financiers (par exemple réduction de la rotation des stocks) et des gains liés à l'organisation (tâches répétitives supprimées, diminution des erreurs...). Mais des inconvénients apparaissent : les entreprises puissantes obligent leurs fournisseurs (des PME) à investir dans les EDI, de même que l'administration profite de ce système pour déplacer ses centres de saisie vers les entreprises.
Mais peu importe ; tous les agents économiques doivent en tirer profit. Ainsi, les Echanges de Formulaires Informatisés (EFI) permettent aux PME d'utiliser Internet pour pratiquer les EDI, les entreprises utilisent Internet pour faire du commerce et l'administration montre la voie aux sociétés privées dans la pratique des EDI en utilisant désormais la norme EDIFACT. La dématérialisation totale des déclarations et des paiements administratifs permettrait d'économiser 14 Mds de francs pour les entreprises et autant pour les administrations.
L'expert-comptable n'est pas en reste car ces nouvelles technologies sont de formidables tremplins pour sa profession. Il doit absolument suivre cette évolution pour rester l'interlocuteur privilégié des entreprises. Pour cela il va devoir mettre à jour ses matériels et logiciels informatiques, réorganiser son cabinet, former ses collaborateurs à ces nouveaux outils. Cela lui permettra d'améliorer la productivité de son cabinet, d'améliorer son image, de revaloriser certaines tâches comptables et d'optimiser le temps des collaborateurs en supprimant certains déplacements. En effet, ces échanges électroniques vont permettre d'effectuer plus de travaux à l'intérieur du cabinet grâce aux modems et au développement des logiciels de Révision Assistée par Ordinateur (RAO). Ces derniers vont autoriser la récupération directement dans la base de données du client de toutes les informations nécessaires à la préparation et à l'exécution (en partie) des missions de révision. Les logiciels de RAO évolueront ensuite vers la MAO (Mission Assistée par Ordinateur) pour offrir plus de possibilités (multimédia, souplesse, convivialité)...
[...] Les conditions de mise en œuvre sont la fiabilité du système de transmission des déclarations et la conclusion d'un accord d'interchange. On peut citer les principaux points qui permettent de définir comme fiable un système : identification et authentification, intégrité des données transmises, non-répudiation des données transmises, horodatation, conservation et archivage des données. Ces points doivent répondre à des critères bien précis (qui ne seront pas développés ici) - Accord contractuel Bien avant la parution de la Loi Madelin les entreprises fixaient dans un accord d'interchange, les conditions de preuve qui prévaudraient lors de leurs échanges de données informatisés. [...]
[...] La concurrence est un premier frein pour s'introduire sur le marché. De plus, la rentabilité à long terme n'est pas garantie en raison des coûts de développement technique et commercial importants. Les clients potentiels sont pour l'instant limités aux grands comptes et aux PME partenaires. Ces problèmes sont autant de freins qui n'incitent pas les SSII à investir dans ce sens. D'autant plus qu'actuellement, le passage à l'Euro et à l'an 2000 sont des programmes prioritaires. Outre le fait que le marché est difficile à pénétrer, d'autres efforts sont nécessaires. [...]
[...] Ces chiffres sont à comparer aux 700000 supports déclaratifs laser - Conséquences L'EDI apporte d'autres enjeux aux entreprises : une image de marque : le fait d'appartenir à un groupe d'utilisateurs de technologie moderne, donne une image dynamique de l'entreprise. Une société qui investit pour satisfaire toujours plus le client est une société qui donne confiance. Cette image est aussi consolidée par la diminution du nombre de litige (moins d'erreurs), des relations commerciales plus nombreuses, un personnel fier d'appartenir à une société précurseur parle de son entreprise, une ouverture sur le marché international. [...]
[...] En septembre 1996, le centre de documentation envoyait à tous les experts-comptables et commissaires aux comptes, un cédérom contenant la référence de tous les documents de la bibliothèque (hors mémoires), et l'opération a été renouvelée fin 1997 ! De plus, ces cédéroms sont très utiles car ils permettent de gagner beaucoup de temps dans la recherche documentaire. ECM met en vente plusieurs cédéroms contenant des mémoires, les annales du diplôme de l'expertise comptable ou du droit comptable. Le centre de documentation s'appelle désormais Bibliotique et les Editions Comptables Malesherbes, Experts-Comptables Média. [...]
[...] L'adaptation du cabinet sera aussi importante pour son développement, sa productivité Chapitre 2 - L'adaptation de l'organisation interne du cabinet à l'EDI 2.1 - Une réorganisation nécessaire Face à la croissance du volume des informations traitées par les entreprises, une réorganisation des tâches va être nécessaire. Le client reçoit dès aujourd'hui un grand nombre d'informations via EDI, qui sont traitées automatiquement, informatiquement et donc collectées, classées et imputées comptablement. Les missions de tenue de comptabilité sont partiellement prises en charge par l'EDI. Ce transfert des traitements vers l'informatique permet de gagner du temps et de la fiabilité dans le système comptable (évite les erreurs de saisie). [...]
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