La numérisation des documents comptables

Julien F.

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La numérisation des documents comptables

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Thèmes abordés

numérisation, documents comptables, mémoire de stage, risques, opportunités, avantages, dématérialisation, factures

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Depuis le milieu des années 80, l'arrivée de l'informatique et des nouvelles technologies a apporté de nombreux changements au niveau de l'organisation des entreprises. L'informatique a permis aux entreprises d'être plus compétitives parce qu'elle permet de réaliser moins d'erreurs, de retrouver plus rapidement certains dossiers, mais aussi de faire face plus rapidement à la concurrence afin d'assurer leur notoriété et de maîtriser un avantage concurrentiel pour s'approprier le plus de part sur un marché. Cela a permis dans un premier temps de maîtriser la communication et de transférer ses informations.

Maintenant les entreprises et tout particulièrement les cabinets d'expertise comptable sont résolus à utiliser l'informatique afin d'avoir une meilleure productivité et une meilleure gestion au niveau de la recherche et de la diffusion des informations.
Les outils informatiques ont remplacé les cahiers comptables où toutes les opérations d'un exercice comptable étaient répertoriées manuscritement. L'avantage trouvé était l'absence de ratures c'est-à-dire une meilleure présentation, mais aussi un gain de temps.
L'informatique a des répercussions au niveau des méthodes organisationnelles des cabinets d'expertise comptable, c'est-à-dire que pour utiliser les ordinateurs et les logiciels de comptabilité, il faut poursuivre une formation (...)

Sommaire

Introduction

I) Revue littéraire

A. Définition et objectifs de la numérisation
B. Les changements organisationnels
C. L'utilisation des logiciels de dématérialisation des factures

II) Mission

A. Situation de départ
B. Démarches de la mission
C. Les résultats obtenus sur les changements de méthodes organisationnelles

Conclusion
Annexes
Sources

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Extraits

[...] Ainsi que Monsieur Lucien Vincent, professeur de comptabilité en Licence Professionnelle Gestion Informatisée des Organisations et par la même occasion mon tuteur de stage qui lors de nos divers rendez-vous, m'a accordé du temps et m'a apporté de nombreux conseils pour la réalisation de ce mémoire. J'exprime également ma gratitude au personnel du cabinet Nathalie Junin avec qui j'ai pu travailler dans de bonnes conditions, mais aussi celui du cabinet Delias Florence qui a accepté de répondre à mes questions et m'a permis de faire une enquête à l'intérieur de ses locaux pour compléter et élargir ma mission. SOMMAIRE REMERCIEMENTS 2 SOMMAIRE 3 INTRODUCTION 4 I. ETAT DE L'ART Définition et objectifs de la numérisation 10 A. Définition de numérisation 10 B. [...]

[...] scanners par défilement faisant défiler le document devant une fente lumineuse fixe afin de le numériser, à la manière des télécopieurs (fax). Ce type de scanner est de plus en plus intégré dans des appareils tels que des imprimantes multifonctions. Un scanner est généralement caractérisé par les éléments suivants : Résolution : c'est-à-dire la qualité de l'image ou du document retransmis par le scanner, Le format de document : selon leur taille, les scanners sont capables d'accueillir différentes tailles de documents, généralement A4 (21 x 29,7 plus rarement A3 (29,7 x 42 Vitesse d'acquisition : exprimée en pages par minute la vitesse d'acquisition représente la capacité du scanner à acquérir un grand nombre de pages par minute. [...]

[...] Ceci est dû en partie à des tâches que j'ai réalisé qui n'était pas dans le domaine de ma mission (saisie de documents comptables). Par conséquent, afin de faire une analyse des changements des méthodes organisationnelles, de commenter et de compléter mes résultats, j'ai du faire appel à un deuxième cabinet d'expertise comptable (Cabinet Florence DELIAS) ayant les mêmes caractéristiques que celui ou j'ai effectué mon stage. Le principal critère de sélection fut la taille du cabinet. De plus, ce dernier possède ces logiciels depuis presque une dizaine d'années. [...]

[...] Un délai d'une semaine est obligatoire pour que l'éditeur puisse se déplacer jusqu'au local du cabinet, et l'installation prend entre une demi-journée et une journée entière. Ceci est dû en particulier aux dispositions et à l'endroit ou l'expert-comptable verrait cet outil installé. Dès que le logiciel est installé, un contrôle est à effectuer pour vérifier si le réseau informatique fonctionne correctement, car comme l'éditeur est sur place il peut en cas de problème, les résoudre sur place et de suite. [...]

[...] Toute cette réorganisation a été nécessaire pour améliorer la productivité dans le cabinet comptable mais aussi pour garantir une meilleure communication et traçabilité des dossiers. Autre dysfonctionnement qui fut supprimé concerne la tenue des dossiers des clients : le fait d'avoir un dossier type permet aux comptables de pouvoir ranger les documents à leur bonne place. Ce changement de méthodes de travail a montré l'intérêt d'avoir un dossier bien tenu puisque pour la recherche de documents, les comptables perdent moins de temps, et en plus, ils sont sûrs de les retrouver dans le bon dossier (auparavant il s'est avéré que certains documents comptables n'étaient pas à l'endroit prévu ou étaient dans un autre dossier). [...]

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