Comment mettre en oeuvre un projet ERP (Enterprise Resource Planning), pour ensuite pouvoir le piloter avec un contexte de rachat d'entreprise et de remontée d'informations ?

Alexandre Z.

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Comment mettre en oeuvre un projet ERP (Enterprise Resource Planning), pour ensuite pouvoir le piloter avec un contexte de rachat d'entreprise et de remontée d'informations ?

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Thèmes abordés

ERP enterprise resource planning, PGI progiciel de gestion intégré, rachat d'entreprise, gestion, Magellan Partner Exakis, reporting, Standish International, projet ERP/PGI, Exakis, Groupe Magellan Partner, datacenter, TACE taux d'activité congés exclus, backlog, CoDir comité de direction, FAE factures à établir, PCA produits constatés d'avance, facturation, exercice comptable, clôture d'exercice, bilan comptable

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Résumé du document

Les systèmes d'information (SI) sont devenus des outils majeurs pour piloter les activités d'une entreprise et la plupart des organisations. Il est vrai que, depuis le milieu des années 1990, l'ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est devenu un outil de base pour de nombreuses grandes entreprises ou PME.
Cependant, dans les années 70, l'idée d'avoir un seul outil informatique intégré qui permet de gérer toutes les activités de l'entreprise ne semblait être qu'une utopie. Les sociétés multipliaient et enchaînaient les outils pour obtenir un système permettant à chaque fonction de gérer son activité. Pourtant, cette diversité de systèmes ainsi que le grand nombre d'informations qui y est associé fut dans de très nombreux cas, source d'erreurs plus ou moins graves. C'est donc pour cela que dans la fin des années 80, début 90, des développeurs de systèmes informatiques ont eu l'idée de créer un logiciel unique qui permet l'intégration de l'ensemble des fonctions et qui apporte une solution aux différents problèmes rencontrés jusqu'ici. Un tel système permet à l'information, une fois qu'elle est entrée dans l'outil, de circuler à travers l'entreprise et d'être accessible à tout instant, pour tout service.

Sommaire

Missions de stage
1. La procédure du TACE
2. Le Backlog
3. Le comité de direction
4. Préparation du CODIR
5. Mettre en oeuvre un projet ERP
L'avant-projet
1. La stratégie système d'information
2. Le préprojet
3. L'objectif du projet
4. L'agenda de son projet
5. Le financement du projet
6. Le retour sur investissement
7. La stratégie de développement
8. Le lancement du projet - Le Kick-Off
Les acteurs du projet
1. Les utilisateurs clés - Key Users
2. Les directions de chaque secteur
3. La DSI
4. La Direction des Ressources humaines (DRH)
5. Les utilisateurs futurs
6. Société de conseil
7. L'éditeur
8. L'intégrateur
9. Le comité de projet
10. Le comité de pilotage
11. Le comité de stratégie
La mise en oeuvre de l'ERP
1. La conception - Le design
2. La phase de construction - Le Build
3. Les tests recettage
4. La remontée d'informations
5. La formation
6. Les livrables
7. Le lancement effectif
Lancement du nouveau système d'information
1. Le démarrage
2. L'après-lancement
3. La fin de son projet
4. Le post projet

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Extraits

[...] L'objectif peut donc se découper en plusieurs sous-objectifs : - Tous les process sont testés et opérationnels - Tous les utilisateurs ont le profil et sont formés - Les données importées (cas utilisé pour un rachat d'entreprise externe) sont vérifiées et justes . Toutes ces étapes intermédiaires visant à atteindre le but ultime du projet sont « claires et mesurables ». Chaque individu sait donc dans quel sens il doit travailler. D. L'agenda de son projet Maintenant que l'objectif de notre projet est bien établi et détaillé en sous-étapes, on calcule la « durée » du projet en jours * individu, qui ne s'estime pas en délai, mais plutôt en charge de travail. [...]

[...] Ces tests doivent être réalisés de façon exhaustive, ce qui permet de prendre la bonne décision pour le lancement effectif. Bugs critiques Il est vrai que tous les problèmes ne sont pas tous de même niveau, il faut les classer par ordre d'importance et de résolution. Il faut d'abord s'occuper de l'incapacité de livrer un client, ensuite l'impossibilité de facturer, ou d'être payé par un client. On aura après le fait de ne pas pouvoir livrer le client. Enfin, on aura tous les autres incidents. [...]

[...] L'après-lancement La productivité À partir du lancement, on voit souvent une réduction de la productivité. Il est vrai que, même si toutes les étapes ont été bien réalisées. Même si la formation s'est bien déroulée et que les connaissances ont été correctement acquises, ce changement peut déstabiliser et les habitudes sont perdues. Chaque individu va donc effectuer ces tâches en prenant légèrement plus de temps. Du fait que l'organisation aussi a changé, il se peut que certains se demandent où est leur place. [...]

[...] En effet pour l'implantation d'un ERP, la communication est un point extrêmement important. Elle doit l'être au sein du projet, mais aussi en dehors, dans l'entreprise, mais également en externe, dans le but de montrer sa volonté d'optimisation. Cette équipe RH doit de plus s'occuper des équipes qui vont travailler sur le projet. E. Les utilisateurs futurs Simplement, ils doivent être mis au courant par l'intermédiaire de leur manager. Ils sont aussi en droit de poser des questions à leurs supérieurs, tout cela dans un but de se préparer au changement. [...]

[...] En effet, l'investissement fait pour un nouveau projet d'ERP est très lourd, tant en ressources financières qu'en ressources humaines. Ce projet doit donc s'inscrire sur le long terme et s'amortir sur au moins 10 ans. Il faut donc que le choix se porte en priorité vers des systèmes venant d'éditeur qui eux même ont assuré leur pérennité, au niveau de leur situation financière et leur adaptabilité au contexte environnemental (mise à jour des programmes fréquents). En clair pour bien choisir un ERP en fonction de sa pérennité : • Faire attention à la santé financière de l'éditeur de l'ERP • Vérifier la fréquence des améliorations et mises à jour de l'ERP (indice de développement et d'investissement de l'éditeur) • Se concentrer sur un ERP qui prône les nouvelles technologies, les anciennes deviendront vite obsolètes • Choisir un éditeur à la hauteur du niveau de notre projet (ne pas prendre trop petit, même pour limiter les coups et risquer un échec du projet) - La « scalabilité » Ce terme signifie « l'extensibilité ». [...]

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