étude de cas, dématérialisation, approvisionnements électroniques, factures, internet, signature, flux de facturation, données collectées, autorité de certification, NTIC, GED, S/MIME, Gs1
Depuis 1991, la France s'est dotée d'une législation autorisant les entreprises à échanger des factures sous forme électronique. Cette réglementation, qui concernait exclusivement des flux franco-français, vient d'être adaptée dans le cadre de la Loi de finances rectificative pour 2002 qui consacre la transposition en droit interne de la Directive européenne 2001/115/CE du 20 décembre 2001. Ce texte, qui traite de la facture en général, réserve une large place à la facture transmise par voie électronique. Les objectifs qui prévalent lorsqu'une entreprise décide de basculer tout ou partie de sa facturation sous un système de dématérialisation consistent d'une part, en la recherche d'un gain économique et d'autre part, dans celle d'améliorations quantitatives et qualitatives relatives au suivi de la facture.
Un gain économique sera le plus souvent trouvé dans la diminution des coûts des procédures à faible valeur ajoutée. C'est le cas par exemple, pour l'émetteur comme pour le destinataire, du stockage «physique » des documents papier et des éventuelles recherches associées. Dans le même ordre d'idée, chez les clients, les coûts engendrés par les saisies manuelles et les corrections corrélatives sont annulés par la mise en place d'échanges directs de fichiers entre systèmes d'informations. Dans ce cas, les éventuelles erreurs sont plus faciles à identifier, isoler et corriger. L'importance des améliorations à attendre de la dématérialisation dépend notamment du nombre de partenaires impliqués (entreprises échangeant entre elles des fichiers de factures) et de la qualité du système d'information amont (fournisseur/émetteur) et aval (récepteur/client).
[...] Installation d'un système d'échange de données informatiques. Obtention du certificat auprès d'une autorité de certification : Afin de pouvoir utiliser une solution de dématérialisation, l'entreprise se doit d'obtenir l'attestation GS1 de conformité de sa plateforme de dématérialisation fiscale de factures mais aussi respecter des exigences de la réglementation et de la DGI. Si l'outil répond positivement à l'ensemble des caractéristiques, il est considéré comme conforme aux recommandations et reçoit alors une attestation de la part de GS1 France. Pour réaliser l'attestation, une batterie de 162 factures a été constituée. [...]
[...] Il est également possible d'obtenir une restitution sur CD-Rom. Avanteam (http://www.avanteam.fr) Invoice manager factures clients au format PDF / XML. N'importe quel acteur concerné, depuis n'importe quel site du groupe peut connaître en temps réel où en est le traitement d'une facture et quand son règlement aura lieu. Un historique complet permet également d'avoir une traçabilité totale sur les factures et règlements échus ou de connaître précisément la raison d'un refus de règlement. Signature électronique certifiée par tiers de confiance. [...]
[...] Archivage fiscal dans un espace exclusivement dédié à chaque entreprise. Edicom (http://www.edicomgroup.com/fr/ Ediwin4 Software XML/EDI pour environnement Windows. La gestion des utilisateurs permet de contrôler quels sont les utilisateurs qui accèdent à la station et avec quels droits ils utilisent les fonctions de celle-ci. Avec son module de sécurité SMIME, les messages signés permettent l'identification de l'émetteur. Chiffrement via clefs asymétriques, donc seul le destinataire du message sera capable de le déchiffrer. Gestion des certificats Esker (http://www.esker.fr) DeliveryWare Facture signée électroniquement, au format PDF ou XML. [...]
[...] Processus de signature électronique de documents Classe III, avec valeur probante opposable à des tiers. La sécurité est privilégiée sur Temporaris : l'application est accessible par session sécurisée avec cryptage SSL 128 bits. Trust & Pay (http://www.trust-and-pay.com) Settlement Mise en forme la facture " preuve " au format XML à partir des données du fournisseur. Grâce au site web sécurisé dédié à l'entreprise, les factures sont visualisables en ligne par les collaborateurs. Les fournisseurs présentent leurs factures directement sur la place de marché. Les factures ainsi sont visualisables et conformes aux originales. [...]
[...] Utilisation de la cryptographie des données SSL 128 bits. Architecture réseau et télécom : Sécurité d'accès et moyens anti-intrusion Archivage des fichiers de factures originaux et de la liste récapitulative des échanges B-process (http://www.b-process.com) BillManager Format PDF signé par mail. Format EDI structuré. Format papier. Traçabilité et une intégrité totale des informations depuis l'enregistrement comptable jusqu'à la pièce d'origine chez le fournisseur b-process ne modifie absolument pas les données de facturation, et procède uniquement à la mise en forme des factures. [...]
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