Ce document commence par présenter une réflexion sur l'information et ses liens avec l'entreprise, nous verrons quel enjeu l'information représente dans la stratégie de l'entreprise. Puis dans une autre partie, je vous présenterai la démarche que j'ai employée pour mettre en place au sein de l'entreprise AXA, et plus particulièrement au sein du service « Direction Commerciale Collectives », un outil de gestion de l'information évènementielle.
L'expérience que j'ai vécue au sein de la Société AXA ainsi que l'enseignement que j'ai reçu à l'université de Marne la Vallée dans le cadre de ma formation, ont dicté la structure de ce mémoire. En effet, ce document illustre le lien entre l'information et les entreprises par le biais d'une étude de cas.
Ce document est hiérarchisé de façon à permettre au lecteur de comprendre la relation entre l'information et l'entreprise pour ensuite bien appréhender toutes les étapes qui ont conduit à la réalisation de l'outil.
J'espère que la lecture de ce document reproduira l'enthousiasme qui m'a accompagné tout au long de mes recherches puis dans la réalisation du projet.
L'information sous ses différentes formes, est devenue pour la plupart des entreprises la matière première ou le produit intermédiaire le plus important. Ainsi on assiste à un profond changement dans les schémas d'entreprise qui mettent de plus en plus l'accent sur l'innovation et le concept de service.
Mais toutes les entreprises n'ont pas encore pris conscience de l'importance de l'information. De plus en plus nombreuses sont les entreprises qui veulent accéder à la qualité totale des produits offerts au client et du service qui lui est rendu : Ont-elles pris conscience que l'utilisation de l'information est un facteur critique dans la qualité ? D'autres désirent réduire leurs coûts, directs et indirects : Ont-elles pris conscience des dépenses inutiles engendrées par une insuffisante qualité de l'information et par les dysfonctionnement de sa circulation au sein des différents services de l'entreprise ?
Humbert Lesca compare l'information de l'entreprise au sang d'un organisme vivant. Ainsi comme ce dernier, l'entreprise peut voir ses performances diminuer par ses « maladies circulatoires de l'information ».
Mais pour contrecarrer ces « maladies circulatoires de l'information » un mouvement de fond se dessine dont le but est de mieux contrôler le processus de circulation de l'information.
En effet, les entreprises tentent de cerner les enjeux d'une bonne information pour leur compétitivité et la qualité de leur production.
[...] En effet, la société a un système de courrier interne, les salariés mettent les dossiers qu'ils souhaitent envoyer dans des enveloppes spécifiques appelées navettes et les déposent dans les cases prévues à cet effet. Le courrier fonctionne à l'intérieur même du site mais aussi entre les différents sites. L'information circule donc beaucoup par ses deux méthodes, la messagerie électronique et le système de courrier manuel. Intranet AXA a mis en place un Intranet accessible à tous les salariés par le biais de leur poste de travail. L'Intranet d'AXA met à disposition des salariés toutes les informations concernant l'entreprise (chiffres-clés ; rapports de conseil d'administration, objectifs de l'entreprise . [...]
[...] Le fonctionnement de l'outil Résoudre un problème signifie simplement : le représenter de façon à rendre sa solution transparente (H.A Simon) L'outil de gestion de l'information évènementielle est articulé autour de deux fonctions principales. En effet, l'objectif de l'outil, on l'a vu précédemment, est de consulter mais aussi d'ajouter les informations concernant les membres des cabinets de courtage. Les deux fonctions de l'outil sont donc : La fonction Ajouter et la fonction Consulter Dans ce chapitre nous allons présenter les deux fonctions de l'outil, mais bien sur il est difficile d'expliquer le fonctionnement complet de l'outil, la notice d'utilisation est donc mise en annexe. [...]
[...] On peut donc voir que l'outil informatique répond effectivement aux besoins exprimés mais des évolutions sont toujours nécessaires. En effet c'est quand le principal de l'outil est crée que l'on s'aperçoit que d'autres fonctions seraient nécessaires. Conclusion Au cours de cette année d'étude, dans le cadre du master 1 Ingénierie de l'information, de la décision et de la connaissance, nous avons pu analyser les nouvelles technologies de l'information. Nous avons appris comment elles sont apparues, pourquoi et comment elles ont évoluées au sein des organisations. [...]
[...] Figure 19 : Définition des besoins des utilisateurs Pour cerner ces différents besoins, plusieurs réunions avec les directeurs ont été organisées, afin de pouvoir cibler au mieux leurs attentes. Après l'établissement des attentes des utilisateurs, il a fallu chercher le meilleur logiciel pour concevoir l'outil. 2-2 RECHERCHE D'INFORMATIONS POUR LA CONCEPTION DU PRODUIT 2-2-1 Quel logiciel utilisé ? Le choix du logiciel pour concevoir l'outil a été très rapide, en effet la Direction ne voulait pas investir dans un nouveau logiciel. [...]
[...] En effet, ce logiciel permet de mettre des boutons pour favoriser la navigation, ainsi que des listes déroulantes qui permettent une facilité d'utilisation. De plus, la direction a demandé à ce qu'il y ai le moins de choses à entrer manuellement. D'où l'utilité des listes déroulantes. Par contre pour la bonne continuité de l'outil informatique, il est nécessaire que l'ajout d'information soit contrôlé. En effet, j'ai pu constater que les fichiers précédents d'AXA étaient incomplets et avec beaucoup de fautes dans les noms et numéros de téléphone. [...]
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