Pour pouvoir instaurer un contrôle de gestion, le système budgétaire reste parmi les outils les plus importants d'où la nécessité de s'assurer de sa bonne conception ainsi que de sa mise en action.
Ainsi, la notion de système, défini comme « un ensemble d'éléments en interaction, entre eux, mais également avec leur environnement, et coordonnés en fonction d'une finalité », n'est pas un concept nouveau. Sa relative indifférence aux contenus et aux situations envisagés nous autorise à l'utiliser pour cerner des problèmes d'entreprise et plus particulièrement ceux de la gestion budgétaire qui font l'objet du présent travail.
L'entreprise constitue bien un système où coexistent deux types d'activité:
- une activité productive ou logistique qui se consacre à l'acquisition, la transformation et la distribution des ressources. Il s'agit à partir de très nombreux intrants (matières premières, produits semi-finis, équipements, matières énergétiques, ressources humaines, ressources financières et information) de fournir par l'intermédiaire de diverses procédures de transformation (lois physiques, chimiques, droit du travail, principes financiers, ...) des extrants (c'est-à-dire des produits ou des services) à l'environnement extérieur;
- une activité de pilotage qui consiste, compte tenu d'objectifs et d'une stratégie préalablement choisie, à mettre en oeuvre des mécanismes de contrôle et d'adaptation pour que l'activité soit menée correctement à son terme.
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[...] Cela explique pourquoi elles n'ont pas le même type de management stratégique ; les contraintes propres à leur marché les obligent à adopter des attitudes différentes Des divergences à surmonter Les critiques adressées au contrôle budgétaire se comprennent mieux, si l'on prend en compte l'incompatibilité entre certaines fonctions. L'une des études les plus célèbres concernant ces contradictions est sans doute celle de E.M. Barrett et L.B. Fraser 1977]. Elle synthétise les conflits entre les différentes fonctions et tente d'apporter des solutions. Les auteurs attribuent cinq fonctions au contrôle budgétaire : planifier, motiver, évaluer, coordonner et éduquer, les deux dernières étant les moins importantes. [...]
[...] L'élaboration des documents budgétaires s'effectue selon des procédures qui doivent permettre à des entités plus ou moins indépendantes de se coordonner et d'harmoniser leurs politiques. La finalité de la procédure budgétaire est l'intégration des différentes entités en une seule organisation supposée poursuivre des objectifs unifiés et clairement décidés. La principale difficulté réside dans l'harmonisation des plans d'actions des centres de responsabilité et leur alignement sur les objectifs généraux poursuivis par l'organisation. L'élaboration in fine d'un budget consolidé suppose de procéder aux arbitrages et aux choix correspondant à la stratégie que l'organisation entend effectivement mettre en oeuvre. [...]
[...] Sa force réside dans une utilisation immédiate, car il est parlant et dynamique, contrairement aux tableaux basés sur des budgets annuels, quelle que soit leur taille. Enfin, on peut dire que le système budgétaire exige donc une structure de réflexion, de communication permettant de valider le diagnostic et d'envisager de façon complète les conséquences des actions correctives Par Nicolas Berland Nicolas Berland, A quoi sert le contrôle budgétaire ? [...]
[...] : Un tel principe n'interdit pas de personnaliser la présentation des données. Il n'empêche pas non plus que le supérieur dispose d'informations auxquelles les subordonnées ne peuvent avoir accès Les rapports de contrôle (ou système de reporting) Le contrôle budgétaire devient périodique lorsque le responsable d'un budget rend compte à sa hiérarchie des performances obtenues dans son département. A date fixe, l'unité contrôlée se doit d'établir, avec l'aide du service de contrôle de gestion, un compte rendu d'activité qui sera transmis au supérieur hiérarchique. [...]
[...] Dans cet esprit, il faut prévoir l'adjonction de codes supplémentaires à la saisie. Enfin, si l'information existe déjà sur d'autres sites et/ou d'autres logiciels, des possibilités de transfert de données (par interfaces) sont à envisager : - Au niveau du traitement de l'information Une partie importante du travail en gestion budgétaire consiste à construire des tableaux. L'outil informatique doit permettre de les concevoir, de les remplir, d'effectuer les calculs qu'ils contiennent, de les vérifier et de les corriger. Comparés aux calculs scientifiques, les calculs budgétaires sont simples, très répétitifs mais ils portent sur beaucoup de données : la capacité mémoire du matériel et le mode de programmation devront en tenir compte. [...]
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