La méthode
| Tâches | Peu urgentes | Urgentes |
| Peu importantes | À abandonner ou à repousser | À déléguer |
| Importantes | À planifier | À traiter en priorité |
De façon plus explicite, les tâches à traiter en priorité sont essentiellement celles correspondantes à ce qui relève de la tactique de situations de crise, de résolution de problèmes.
Les tâches à planifier sont plutôt celles qui sont de l’ordre de l’anticipation, de la veille.
On délègue surtout des tâches opérationnelles comme le rangement, l’intendance. Enfin, on abandonne tout simplement les tâches qui relèvent du personnel (rendez-vous…) qui parasitent le travail.
Pour que le tri soit plus effectif, il peut être intéressant d’attribuer un code couleur à chaque case et effectuer un « pré-tri » entre le professionnel et le personnel (directement classé dans la catégorie à éliminer).
Exemple : organisation de l’emploi du temps d’un assistant de gestion
| Emploi du temps assistant de gestion pour le 30 décembre | |||
| Numéro | Désignation de la tâche | Perso | Priorité |
| 1 | S’inscrire à la formation de la Chambre des Métiers : « les mesures fiscales en faveur des économies d’énergie et du développement des énergies renouvelables » |
| 0 |
| 2 | Téléphoner au client Levois pour l’informer du refus d’autorisation de forage. |
| 2 |
| 3 | Prévoir les voeux de fin d’année à destination du personnel |
| 1 |
| 4 | Réaliser les 3 devis et les envoyer 3 aux entreprises (Thermic, Opoint, Agrocentre) |
| 2 |
| 5 | Commande des fournitures de bureau |
| 2 |
| 6 | Mettre à jour l’agenda de Mme Joffre pour la semaine de la reprise |
| 3 |
| 7 | Classement des dernières offres de fournisseurs |
| 1 |
| 8 | Rapport sur les états des appels d’offres du dernier trimestre avec un point sur la réalisation des objectifs |
| 2 |
| 9 | Traiter le courrier |
| 1 |
| 10 | Consultation des messages vocaux et des mails de la veille |
| 1 |
| 11 | Préparer la réunion du lundi 6 janvier |
| 3 |
| 12 | Diffuser les revues spécialisées aux ingénieurs et renouveler les abonnements qui arrivent à échéance |
| 2 |
| 13 | Lire le numéro du magazine professionnel « Gestion de société » |
| 0 |
| 14 | Téléphoner au secrétariat de l’inspecteur du travail, Monsieur Piot en vue de l’organisation du contrôle d’hygiène et de sécurité. |
| 2 |
| 15 | Rédiger la note de synthèse sur le « plan objectif climat » portant sur le crédit d’impôt |
| 2 |
| 16 | Organiser le pot de départ en retraite du chef comptable | X | 0 |
| 17 | Téléphoner à Mme Romy de la direction régionale de la société Apéo pour fixer un Rendez-vous |
| 2 |
| 18 | Recevoir en entretien urgent la cheffe de secteur |
| 3 |
| 19 | Changer la cartouche d’encre de l’imprimante partagée |
| 1 |
| 20 | Éditer les états de rapprochement bancaires |
| 2 |
| 21 | Suivre l’état des règlements et relances |
| 3 |
| 22 | Soumettre le diaporama relatif à la géothermie |
| 2 |
Pour obtenir une vision d’ensemble, plus claire, on peut classer les tâches par ordre de priorité dans le tableau suivant en fonction des couleurs dont chacune correspond à un ordre de priorité :
| Tâches | Peu urgentes | Urgentes |
| Peu importantes | 1/ S’inscrire à la formation de la Chambre des Métiers : « les mesures fiscales en faveur des économies d’énergie et du développement des énergies renouvelables » 13/ Lire le numéro du magazine professionnel « Gestion de société » 16/ Organiser le pot de départ en retraite du chef comptable | 3/ Prévoir les voeux de fin d’année à destination du personnel 9/ Traiter le courrier 10/ Consultation des messages vocaux et des mails de la veille 19/ Changer la cartouche d’encre de l’imprimante partagée 7/ Classement des dernières offres de fournisseurs |
| Importantes | 2/ Téléphoner au client Levois pour l’informer du refus d’autorisation de forage. 4/ Réaliser les 3 devis et les envoyer 3 aux entreprises (Thermic, Opoint, Agrocentre) 5/ Commande des fournitures de bureau 8/ Rapport sur les états des appels d’offre du dernier trimestre avec un point sur la réalisation des objectifs 12/ Diffuser les revues spécialisées aux ingénieurs et renouveler les abonnements qui arrivent à échéance 14/ Téléphoner au secrétariat de l’inspecteur du travail, Monsieur Piot en vue de l’organisation du contrôle d’hygiène et de sécurité. 15/ Rédiger la note de synthèse sur le « plan objectif climat » portant sur le crédit d’impôt 17/ Téléphoner à Mme Romy de la direction régionale de la société Apéo pour fixer un Rendez-vous 20/ Éditer les états de rapprochement bancaires 22/ Soumettre le diaporama relatif à la géothermie | 6/ Mettre à jour l’agenda de Mme Joffre pour la semaine de la reprise 11/ Préparer la réunion du lundi 6 janvier 18/ Recevoir en entretien urgent la cheffe de secteur 21/ Suivre l’état des règlements et relances |
La nuance à apporter réside dans le fait qu’il n’est pas obligatoire d’effectuer toutes les tâches linéairement par rapport à leur ordre d’importance, mais cela offre une vue d’ensemble. Une alternance est ainsi possible, notamment si on combine cette méthode à un outil d’estimation de durée pour chaque tâche (d’ailleurs possible en ajoutant une case au tableau). Conjointement, le temps sera optimisé.
On voit ici que les dates butoirs proches, urgentes, portant sur les finances de l’entreprise sont à privilégier.
Comme dit précédemment, ce qui relève de l’anticipation est important sans pour autant être prioritaire.
En parallèle de l’accomplissement des tâches prioritaires, l’assistant de gestion pourra déléguer ce qui ne peut pas forcément attendre trop longtemps et qui est d’ordre opérationnel.
Enfin, les tâches à abandonner peuvent être relativement en lien avec l’aspect professionnel, mais ne présentent aucune urgence ou importance cruciale dans l’accomplissement du travail de cet assistant de gestion et pourront être déplacées à un moment de latence au lieu d’être complètement supprimées, car elles contribuent malgré tout au développement professionnel de cet employé et des relations interprofessionnelles.
