Conception d’un dispositif de contrôle interne : le processus d’achats - Etude de cas Sinema : Société Industrielle des Emballages Alimentaires (Tunisie)

Extraits

[...] - La description et la quantité des articles commandés. - Le prix des articles. - La date de livraison. - Les conditions de paiement. - La signature et le cachet de la société. Le B.C. est réalisé en six exemplaires : - Le premier est destiné au fournisseur. - Le deuxième aussi est adressé au fournisseur avec le premier, il doit le renvoyer comme accusé de réception. [...]

[...] Annexe 1 : La demande d'achat Annexe 2 : La liste des signatures autorisées Annexe 3 : Le fichier fournisseurs Annexe 4 : Le bon de commande Annexe 5 : Le bon de réception Annexe 6 : La grille d'analyse des tâches Elaboré par : Farès BEJAOUI Mohamed Amine AFFES Conception d'un dispositif de contrôle interne : Le processus d'achats 1 Chapitre 1 : Le dispositif du contrôle interne / Le processus d'achats Section I : L'émission du besoin Tout besoins, quel que soit son origine dans la société doit être traduit sous la forme d'une Demande d'achat La demande d'achat La demande d'achat doit respecter le model fournit (annexe et doit comporter les informations suivantes : - Description du besoin. - Référence. - Quantité souhaitée. - Délai souhaitée. Les demandes d'achat doivent être approuvées (signées) par un responsable, le service achats doit disposer de la liste des signatures autorisées et du montant maximum des dépenses autorisées par signataire (annexe 2). La D.A. est émise en trois exemplaires : - La première est classée par le service demandeur, pour le suivit et une éventuelle relance. [...]

[...] - La réalisation d'une grille d'analyse des tâches permettant de déceler les manquements à la séparation des tâches (annexe 6). Le suivit et l'analyse des résultats obtenus permettent d'avoir une idée claire sur la conception, le fonctionnement et les éventuelles lacunes que présente ce dispositif. Des tests de permanence de méthodes doivent être planifiés périodiquement pour s'assurer de la bonne application et exécution du dispositif. Conception d'un dispositif de contrôle interne : Le processus d'achats 5 Chapitre 3 : La documentation du dispositif de contrôle internes / Les annexes. [...]

[...] - La deuxième copie est adressée au service des achats avec le Rapport de contrôle - Une copie est transmise au service de la comptabilité. - Une autre copie est adressée au service demandeur. - La dernière copie est destinée au fournisseur. Le service des achats classe le Bon de réception et le Rapport de contrôle dans le dossier de la commande. Le service de la comptabilité contrôle le Bon de réception avec le Bon de commande et enregistre l'engagement. [...]

[...] Le service des achats doit tenir un Fichier fournisseurs Conception d'un dispositif de contrôle interne : Le processus d'achats 2 Le fichier fournisseurs doit être constamment mis à jour et doit fournir un état de la performance de chaque fournisseur, en particulier son respect des délais et son niveau de qualité (annexe 3). Un montant doit être fixé au-dessus duquel le service effectue son choix suite à une demande de prix auprès des fournisseurs présélectionnée et au-dessus duquel le recours à l'émission d'un appel d'offre est requis. [...]