L'instrumentation de gestion : Workflow

Extraits

[...] Le demandeur : il exprime le besoin en renseignant la DA avec les informations nécessaires à la bonne gestion de la future commande. Il peut envoyer la DA directement au visa du contrôle de gestion puis du décideur, ou l'envoyer au gestionnaire achats pour simple validation avant transmission ; Le contrôleur de gestion : il vérifie les informations saisies par le demandeur et les modifie si besoin, puis les complète. Il vérifie la conformité de la DA par rapport au budget et à la politique de l'entreprise ; Le gestionnaire achats : il étudie la DA sous l'angle des contraintes liées à la gestion de la commande et peut renvoyer la DA au demandeur pour modification. [...]

[...] L'instrumentation de gestion : Workflow Sommaire I. Analyse de l'instrument de gestion Dimension structurelle Dimension processuelle Dimension fonctionnelle 6 II. Conduite du changement du projet de mise en place Le contexte : situation initiale et causes du changement Méthodologie et mise en place du projet Incidences sociales sur les individus, les groupes et l'organisation 9 Conclusion 11 Annexes 12 Annexe 3 : Schéma du workflow demandes d'achats 12 Les instruments de gestion influencent les décisions prises par une entreprise. Dès lors, la modification de l'instrumentation de gestion, qui fait référence tant au contenu qu'au processus, est l'une des phases les plus délicates du changement organisationnel. [...]

[...] La mise en œuvre, pilotée par le service achats, a permis de définir la procédure suivante : Etape 1 - Saisie d'une DA par l'utilisateur : l'outil est déclaratif et lorsqu'une DA doit être faite, le demandeur doit obligatoirement passer par l'outil de workflow et saisir sa propre demande. Chaque DA va d'abord se voir attribuer par l'utilisateur un devis scanné. Dès lors, l'application va procéder à des contrôles de cohérence et traiter la DA en lui attribuant automatiquement les paramètres de bases et en la transférant au contrôleur concerné. Etape 2 - Traitement par le contrôle de gestion : le contrôleur de gestion va contrôler et imputer DA qu'il traite (voir annexe 4 : Contrôle des demandes d'achats, p.15). [...]

[...] Les services comptables gagnent ainsi en temps et en fiabilisation de leurs données. La création d'une base de données informatique fiable et exhaustive a permis la dématérialisation, l'automatisation et l'accélération des procédures qui est une condition nécessaire pour raccourcir les délais de production des résultats. De plus, cette base est accessible librement par les utilisateurs via l'interface du workflow, ce qui a pour effet de faciliter les recherches et de solutionner les problèmes liés au pointage et au rapprochement des factures pour l'ensemble des acteurs. [...]

[...] En effet, la centralisation des DA permet aux gestionnaires achats de disposer d'un pouvoir plus important. Aussi, l'intérêt est de responsabiliser les acteurs vis-à-vis des dépenses qu'ils engagent. Paradoxalement, il apparaît que la responsabilité se retrouve diluée entre plusieurs acteurs ce qui a pour conséquence de compliquer la prise de décision, chacun des acteurs pouvant se rejeter la responsabilité l'un sur l'autre. De plus, les demandeurs perçoivent davantage l'outil comme un instrument de contrôle sur leurs dépenses que comme un gain de responsabilité et de pouvoir. [...]