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Le Département des Achats doit aider l'entreprise dans l'amélioration de son BackOffice. C'est pourquoi de nouveaux outils sont mis en place. L'un des outils est le Self Booking Tool ; il s'agit d'un outil de réservation de voyages d'affaires en ligne permettant un meilleur reporting, une plus grande fluidité des informations et un meilleur contrôle des dépenses.
Comment optimiser le process des voyages d'affaires ? On se demande en effet comment gérer au mieux les voyages professionnels principalement dans le but de réduire les coûts qui y sont liés. Ce document abordera les différents moyens d'optimiser le process mais se concentrera principalement sur l'optimisation du processus de réservation grâce à la mise en place d'un outil de réservation en ligne. Nous verrons notamment la structure actuelle du voyage d'affaires en France et les outils qui sont utilisés sur ce marché afin de faciliter et de gérer aux mieux les déplacements des collaborateurs tout en réalisant de véritables économies.
Le marché des voyages d'affaires connaît depuis quelques années déjà une forte croissance : les sommes allouées à ces voyages augmentent continuellement. C'est pourquoi les entreprises allouant des sommes conséquentes aux déplacements de leurs collaborateurs essaient de trouver de nouvelles solutions pour optimiser leur process voyages. Cette optimisation signifie : mieux maîtriser les budgets voyages et mieux gérer les voyages des collaborateurs d'amont (avec la demande d'engagement de dépenses) en aval (avec le remboursement des notes de frais).
[...] Notilus fournit à l'entreprise une demande d'engagement type, dans laquelle le voyageur devra indiquer : le lieu de départ et le lieu d'arrivée, le motif de son voyage, son affectation et sa réservation. En fonction de la politique voyages de l'entreprise et d'autres critères, la demande d'engagement de dépenses sera validée ou non. o Notilus Expense. Cet outil permet la gestion complète des notes de frais suite au déplacement d'un collaborateur. Ce dernier remplit facilement sa note de frais et l'envoie. [...]
[...] De plus, de nouvelles lignes à grande vitesse vont se développer rapidement en Europe ce qui renforce d'autant plus cette compétition. D'autre part pour une raison de développement durable puisqu'il est moins polluant que l'avion. Enfin, il est souvent moins cher que l'aérien. Ce n'est ni sur l'avion ni sur le train que le plus gros des économies est encore possible (en Europe). Il semblerait que ce soit dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, car ce secteur n'est pas encore concentré comme celui du transport ou de la location de voiture. [...]
[...] Son CA a augmenté d'environ entre 2005 et 2006, passant de euros en 2005 à euros en 2006 après avoir connu une baisse de son CA d'environ entre 2004 et 2005. o KDS est une SA au capital social de euros. Cette société de 85 personnes a été créée en 1994. Elle a 4 filiales qu'elle détient à 100% : Allemagne, Royaume-Uni, États-Unis, Australie. Ces principaux actionnaires sont : Fondateurs Atlas Venture & Exel Partners Carlson Wagon-lit Travel autres et employés 4%. [...]
[...] Les coûts indirects : ce sont les coûts administratifs de la gestion du voyage (coût du back-office), tels que le processus de reporting des dépenses, la facturation centralisée, le coût de réservation (frais d'agence), etc. Désormais, la recherche d'économies ne se fait plus uniquement sur les coûts directs, mais surtout sur les coûts indirects en mettant en place des outils tels que le SBT par exemple. D'après AirPlus Travel Management Study, il semblerait qu'en France les responsables achats voyages fassent davantage appel aux techniques et aux outils de gestion des déplacements professionnels aujourd'hui. Il en résulte donc une amélioration du contrôle des dépenses grâce à une optimisation du process des voyages. [...]
[...] En général, cet outil permet une économie de 25% à 30%. En fait, le niveau d'économie dépend surtout du taux d'adoption de l'outil. Cette réduction des coûts passe par : o la réduction du coût de la billetterie, puisque les seules offres qui apparaissent sont celles que l'entreprise à choisi de mettre lors du paramétrage de l'outil ; o une réduction des frais d'agence ; o une réduction des coûts de gestion. De plus, le SBT systématise le respect de la politique voyages, ce qui permet ici encore une meilleure gestion des voyages et donc une réduction des coûts. [...]
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