Gala TC 2013, Gala de fin d'année, besoins, objectifs, missions, budget prévisionnel, recherche de financements, débit de boisson, salle de fête, évènement à la SACEM
Notre mission était d'organiser une soirée prestigieuse qui se différencie des autres soirées pour marquer la fin d'année de la Promo TC. Et c'est d'une manière habituelle, en réalisant un brainstorming, que nous avions évoqué les différents aspects que la soirée de Gala devait comporter. C'est à partir de ce cap que nous avions défini les besoins en tant que déclinaison de cette mission, il s'agissait alors de:
- Louer une salle
- Trouver un service de sécurité
- Souscrire aux assurances
- Faire venir un DJ et prévoir différentes animations propres à la soirée
- Trouver les lots du Challenge Négociation
- Trouver du matériel audiovisuel pour les photos et vidéos
- Acheter les boissons & nourriture, au moindre coût
- Organiser un service de navettes
- Gérer les impressions d'affiches, de flyers, et des tickets d'entrée
- Communiquer via la diffusion d'un spot TV et autres moyens de communication Internet
- Réfléchir aux éléments de décoration et d'effet teasing.
[...] DÉMARCHE DU PROJET Formation du groupe Réflexion sur le projet Validation du projet II. ORGANISATION DU GALA Formalités administratives Définition des besoins, des objectifs, des missions, et du budget prévisionnel Fonctionnement du groupe Communication Banque : ouverture d'un compte Banque : Négociations concernant les impressions Recherche de financements Recherche d'une salle de fête Licence de débit de boisson Commande des boissons Shot The Sheriff Sélection des jurys Navettes Sécurité Assurance Déclaration de l'évènement à la SACEM Déroulement de la soirée du gala III. [...]
[...] Après un dernier contact avec la mairie de Saint André des Eaux qui gère la salle, celle-ci nous a prévenu qu'un agent employé par la mairie serait présent lors de la soirée. Nous avons donc repris contact avec GP2S pour réduire à 2 le nombre d'agents de sécurité, ce qui nous a permis de faire une économie de HT. Assurance Notre IUT entreprise est, comme tous les autres, couvert par l'AFIE. Cette association permet d'assurer les évènements des IUT entreprises et gère les excédents financiers. [...]
[...] Ce devis (voir Annexes) pour deux navettes (l'une au départ de l'IUT, l'autre de Pornichet, pour arriver à l'Espace du Marais à Saint André des Eaux) était prévu avec un bus de 50 places, nous avons donc demandé de nous mettre à disposition le bus de 63 places ce qu'ils ont accepté avec un surplus de sur le devis qui était prévu. En ce qui concerne le règlement de la facture, l'entreprise nous a demandé un acompte de 30% de la valeur du devis, ce qui équivalait à une somme de 165€. Le restant de la somme a été payé après le Gala. [...]
[...] Enfin, s'est établi un budget prévisionnel plus ou moins juste, selon nos visions des coûts et des premiers retours de devis. Le budget était à la fois très important pour l'orientation financière du Gala et donc de la qualité de la soirée, mais il était aussi assez délicat à prévoir car il dépendait de nombreux facteurs extérieurs et atouts que nous avons par la suite réussi à apporter au projet. Fonctionnement du groupe Bien plus qu'un loisir, Facebook s'est révélé être un réel outil de travail et de communication. [...]
[...] Pour cela, nous nous sommes dirigés vers les Celliers de Grand Lieux, établis à Saint Joachim. Les prix et les modalités de paiements étaient à notre avantage : le fait que seules les marchandises consommées soient payantes nous permettait de commander en masse, largement au dessus des prévisions, pour être sûrs de n'affronter aucun manque à gagner, quelle que soit la demande effective. Nous avons donc décidé de commander de la bière en pression fûts de 30L), de la sangria du rosé pamplemousse du mousseux (36 bouteilles de 0.75 du Coca-Cola (100 cannettes), de l'Orangina (50 canettes), et de l'Ice Tea (50 canettes). [...]
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