Cérémonie d'ouverture, promotion, publicité, conférence, buffet, cocktail, soirée dansante, diagramme d'influence, conférenciers, intervenants, invités
A travers cette étude de cas d'outils d'aide à la décision, nous allons tenter d'opter pour les meilleures prises de décisions possibles afin d'organiser au mieux une cérémonie dédiée à l'ouverture d'une nouvelle école spécialisée dans les médias et la communication. Nous avons un mois pour organiser cet événement.
Cette école ouvre grâce à la persévérance d'un groupe de personnes du monde des médias et du cinéma, souhaitant mettre en commun leurs connaissances et leurs expériences, et de les partager avec des étudiants se destinant aux métiers de la communication.
Plusieurs problématiques se posent face à l'organisation d'un tel évènement et un jeu d'alternatives possibles pour chaque problématique s'offre à nous. Nous effectuerons alors par la suite une évaluation de ces alternatives en présence afin d'aboutir à un choix cohérent et idéal pour garantir l'optimale réussite d'une telle organisation.
Nous tenons à organiser un gala, ce qui implique de nombreuses décisions comme le choix d'une salle, le type de gala à organiser, le type de nourriture si l'on décide d'un buffet…
Nous souhaitons également organiser des conférences à propos de la nouvelle école, qui seront effectuées par des intervenants.
[...] Contribution des participants ou gratuité totale du Cocktails Buffet ? Nous pensons que le buffet cocktail devrait être gratuit sur présentation du carton d'invitation puis de faire payer en revanche les entrées pour la deuxième partie de la soirée. Il est nécessaire que la soirée permette de couvrir une partie des frais du cocktail. Quels fournisseurs pour les boissons en fonction des quantités nécessaires ? Au niveau des fournisseurs de boisson, il y a plusieurs possibilités. Toutefois, il faut considérer que les tarifs sont similairement identiques chez tous les fournisseurs. [...]
[...] Cocktail : tremplin musicien, classique, rock, Jazz Soirée : DJ prestigieux afin d'attirer les personnes conviées et présentes. Un DJ connu n'est pas obligatoire, mais il reste un bon vecteur de communication permettant de limiter tout risque d'échec pour la soirée. D'autre part il est possible d'envisager d'organiser la soirée avec un DJ moins connu, mais moins coûteux. Cette alternative nous obligerait d'organiser une campagne de promotion de la soirée plus conséquente et plus importante afin d'éviter tout risque d'échec. [...]
[...] Soirée : pas besoin de professionnels pour les services et il faudra prévoir entre 80 et 100 euros par personne. Combien ? Au cocktail, les professionnels n'ont pas besoin d'être nombreux, car c'est du libre service en majorité (prévoir juste installation, logistique approvisionnement, coordination, et service des alcools). Il faut compter environ 10 à 15 personnes tout compris, sans oublier que certaines personnes de l'administration vont coordonner la conférence, et les musiciens etc. Pour la soirée : Quelle salle choisir ? Il faut adapter le choix de la salle en fonction de nombre de personnes. [...]
[...] (Huissier, gestion des tickets, obtention des lots). Les lots peuvent être offerts par des sponsors, ce qui éviterait l'achat de cadeaux. Une évaluation des alternatives en présence Dans le cadre de l'organisation de ce gala d'ouverture, les critères principaux à prendre en compte afin d'aboutir à une organisation réussie sont : Critère 1 : Qualité de l'évènement Qualité du Cocktail / Buffet Qualité de l'animation Qualité de l'ambiance (sonore, salle) Critère 2 : Enrichissement personnel Intérêt de la conférence Rencontre avec les intervenants Rencontre avec des professionnels du secteur Critère 3 : Future image de l'école Qualité de la communication Présence des médias Pour les 3 critères utilisons la méthode SWING pour avoir un poids de chacun des sous critères. [...]
[...] Organisation d'une cérémonie dédiée à l'ouverture d'une nouvelle école spécialisée dans les médias et la communication : conférence, buffet , cocktail, soirée dansante. Où ? Dans une salle de fête Quand ? Dans un mois Comment ? Comment organiser la cérémonie ? deux parties : cocktail :buffet, puis soirée dansante (le choix d'une salle, le type de gala à organiser, le type de nourriture si l'on décide d'un buffet ) Combien ? Coût de la soirée, nombre invités, durée de la soirée. Pourquoi ? [...]
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