Exemple de procédure de la maîtrise des documents et des enregistrements requis pour le système de management de la sécurité alimentaire

Extraits

[...] À ce titre, ces documents sont à usage interne exclusivement et ne peuvent être communiqués à l'extérieur de l'entreprise, que sur approbation explicite ou écrite du Directeur. La mention « Document confidentiel » sera alors apposée sur la première page. D. Enlèvement des périmés À la réception d'une nouvelle version d'un document appartenant au Système de Management de la Qualité et de la Sécurité des denrées alimentaires, le destinataire doit détruire physiquement l'ancienne version. E. Classement et localisation Les documents du SMSDA sont disponibles : Dans le bureau de la direction, Dans le bureau du Responsable du SMSDA, F. [...]

[...] De plus, le coin supérieur droit des documents périmés est coupé pour éviter toute confusion. Tous les documents périmés sont archivés pendant une durée de 5 ans et 3 ans pour les enregistrements par le Responsable du SMSDA, à la suite de quoi ils sont détruits. La sauvegarde des documents numériques est faite sur Dropbox. G. Audit L'Entreprise mène des audits de procédures réguliers. Au cours de ces audits, la validité, l'efficacité, la disponibilité, la gestion de la procédure sont évaluées. [...]

[...] Diffusion Les documents et les enregistrements ne sont diffusés qu'après vérification et approbation. ▪ Tout document modifié fait l'objet d'une nouvelle diffusion et seul l'approbateur est habilité à changer la liste de diffusion. ▪ La diffusion des documents se fait sous la responsabilité du vérificateur selon la liste de diffusion mentionnée en première page. ▪ Ces divers acteurs, après en avoir pris connaissance et avoir retourné l'accusé de réception au Responsable du SMSDA, incluent le nouveau document dans le Classeur du Système de Management de Sécurité alimentaire dont ils ont la responsabilité. [...]

[...] ▪ Le Responsable du SMSDA contrôle la diffusion des documents et archive les accusés de réception. ▪ Le Manuel, les Procédures, les Supports d'enregistrement et les Documents de Référence [disponibles au format bureautique pour ces derniers] en vigueur sont disponibles sur le Serveur de l'Entreprise [sur dropbox] et donc accessibles et diffusés par ce canal. ▪ Un document du SMSDA est réputé désuet s'il est imprimé [risque de ne pas disposer de la dernière version]. Seul le Responsable du SMSA est habilité à modifier « physiquement » le système documentaire [ajout, remplacement, suppression des fichiers sur le Serveur]. [...]

[...] Exemple de procédure de la maîtrise des documents et des enregistrements requis pour le système de management de la sécurité alimentaire Objet Cette procédure définit les règles pour assurer la maîtrise de tous les documents et des enregistrements requis pour le système de management de la sécurité alimentaire. Références • ISO 22000 : 2018 Abréviation • SMSDA : Système management de la sécurité des denrées alimentaires Description Règles d'identification des documents et des enregistrements LOGO Type du document Code Titre du document Version Date de création (mise à jour) Pagination A. [...]