Nous avons conçu ce rapport final de manière à décrire précisément le déroulement du festival et à constituer pour la prochaine équipe, qui reprendra ce projet, une espèce de mode d'emploi concret sur l'organisation d'un tel évènement.
Nous avons à cœur d'apporter à la prochaine équipe une aide efficace en leur communiquant le fruit de nos recherches, de nos réflexions ainsi que les leçons de nos erreurs. Notre but n'est pas de retenir l'information mais au contraire de leur faire gagner du temps, de l'argent et ainsi d'accroître la portée et la notoriété de ce festival.
Il ne nous a donc pas paru utile de synthétiser l'ensemble de nos démarches réalisées durant l'élaboration de ce projet car elles sont déjà toutes mentionnées dans nos 5 dossiers intermédiaires, mais d'expliquer toutes les tâches réalisées durant les quinze jours précédents le festival. Nous décrivons ensuite la manière dont s'est déroulé l'événement puis celle après le festival.
Nous dressons dans une quatrième partie le bilan de l'évènement à la fois sur le plan financier mais aussi marketing en analysant les retombées du festival et la validation des objectifs fixés en début de projet.
La dernière partie demeure une partie indispensable pour la prochaine équipe car nous y formulons un certain nombre de recommandations et mentionnons les erreurs à ne pas reproduire.
[...] Nous avons fourni un descriptif de la manifestation à ces deux personnes qui ont fait le lien avec l'assurance de l'école afin de demander une extension de l'assurance. Ainsi il s'est avéré que le point des assurances était beaucoup plus simple que ce que nous pensions, nous savons maintenant qu'il faut donner rapidement un descriptif de la manifestation à M. Balayé afin de s'assurer que l'ensemble de la manifestation est bien couvert par l'assurance de l'Ecole. Et seulement si des éléments de la manifestation ne sont pas couverts alors il faudra se tourner vers d'autres assurances. [...]
[...] en annexe : les contrats des artistes. Les artistes du soir Accueil des musiciens En effet, même si nous avions prévenu les musiciens qu'ils pouvaient entrer dans les rues du centre sans le pass avant 11h en utilisant l'accès livraison, il nous était impossible de les obliger à se rendre sur les lieux du concert si tôt dans la matinée sachant que les balances (réglages réalisés par les régisseurs sons sur chaque instrument et avec chaque musicien avant le concert) ne pouvaient commencer qu'à partir de 13h30 (le temps nécessaire à Seven Keys d'installer la sono) et que nous n'avions pas prévu de leur payer un panier-repas pour le déjeuner. [...]
[...] Nous avons insisté sur la possibilité pour eux de se faire connaître et de mettre à disposition des flys de la compagnie sur notre stand le jour de l'évènement. Nous avons mis en avant l'étendue de la campagne de communication et donc l'importance du festival Tête de l'Art. Enfin le spot publicitaire d'Europe 2 mentionnait leur participation. Concernant Jonglargonne, la personne que nous avions rencontrée a envoyé des mails à tous les membres de l'association sans les motiver vraiment. Elle ne pouvait pas nous dire combien de jongleurs participeraient à la parade. [...]
[...] Nous pensons qu'il serait préférable pour la prochaine édition de décider d'un thème pour le festival. En effet nous pensons qu'il sera plus facile d'organiser ce festival avec un fil conducteur au niveau du démarchage des artistes et des différents sponsors. (cf. Bilan marketing, partie IV, dossier final) Il faut vraiment relancer les artistes une fois qu'ils se sont engagés. Il faut les recontacter souvent, leur demander de quoi ils auront besoin pour le festival pour pas qu'ils ne se manifestent trop tard et qu'il y ait des problèmes de budget, de temps ou d'organisation. [...]
[...] Notre recommandation demeure de considérer la buvette ou la tombola comme des recettes exceptionnelles, en bonus, qui viendront en partie combler des dépenses exceptionnelles, non envisagées le jour de l'évènement. Conclusion Retombées positives Public satisfait d'un festival convivial De nombreux Bordelais nous ont félicités au cours de l'événement même. De plus, durant la journée, différentes personnes nous ont laissé leurs coordonnées afin que les artistes puissent les recontacter pour de futurs événements (cf. annexe conclusion : "carte de Julien Layrisse"). [...]
Référence bibliographique
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