Implantation d'un ERP - Cas Solutex

Brett S.

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Implantation d'un ERP - Cas Solutex

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Thèmes abordés

Implantation d'un ERP, Solutex, secteur du conseil en environnement, progiciel de gestion intégré, manipulation des informations, modernisation, outils de gestion, activité internationale, expertise environnementale, Eco-friendly, internationalisation

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Résumé du document

[...]
La firme a pris conscience de la nécessité d'un progiciel de gestion intégré pour la manipulation des informations toujours plus importantes (suite à une fusion importante avec un autre cabinet de grande taille).
Il y a deux ans, le développement d'un système de gestion adapté aux besoins de l'entreprise avec deux développeurs externes s'est soldé par un cuisant échec (résultats non conformes aux attentes, dépassement budgétaire ...).

D'après les statistiques, 80 à 90% de la mise en place d'un PGI se solde par un échec. La raison principale repose sur le fait que les concepteurs de systèmes de gestion (SAP ou Oracle pour ne citer que les leaders du marché) proposent des solutions qui ne sont pas adaptées au secteur d'activité de l'entreprise par exemple. C'est donc à l'entreprise de s'adapter au système mis en place car, au vu des coûts importants engagés par l'entreprise, cette dernière ne peut généralement plus faire marche arrière. Mais concernant l'échec de TREMBLAY, le cabinet a cherché à mettre en place un outil de gestion qui conviendrait aux besoins des collaborateurs. On peut penser que cela est dû à une mauvaise évaluation des besoins (peu ou pas de réunions avec les futurs utilisateurs de l'outil, besoins mal ciblés ...). Or on remarquera que, en deux ans de développement du nouveau PGI, la firme n'a pas assuré un suivi du projet d'implantation (validation de modules, phases test en cours d'implantation - plus tôt les erreurs sont repérées, moins les modifications (et les coûts qu'ils engendrent) seront importants). Cette dernière information confirme notre thèse sur l'échec. Il faut donc faire participer les opérationnels avant même l'implantation d'un quelconque système informatique susceptible de changer leurs habitudes.

Le fait de remplacer un progiciel utilisé depuis plus de vingt-cinq ans n'est pas une mince affaire. Si la moyenne d'âge du cabinet est importante, cela signifie que la majorité des collaborateurs ont leur habitude en termes de saisie et de traitement d'informations. Un changement dans leurs habitudes de travail peut provoquer une opposition plus ou moins importante de la part de ces derniers. Il s'agit ici essentiellement de saisir des heures travaillées qui doivent être imputées à un dossier spécifique, soit une tâche purement administrative.
Il faut donc prendre le temps d'expliquer les raisons de la modernisation des outils de gestion (...)

Sommaire

I) L'entreprise

A. Présentation
B. Structure
C. Le modèle d'affaires

II) Présentation de la situation

III) SWOT

A. Le tableau synthétique
B. Synthèse sur le SWOT

IV) Elément de solution

A. Le choix actuel de l'entreprise : Solutex
B. La solution choisie par le consultant

V) Implantation

A. Le processus d'intégration du PGI
B. Budget

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Extraits

[...] Il faut donc prendre le temps d'expliquer les raisons de la modernisation des outils de gestion. La firme peut être vue comme quatre lignes d'affaires distinctes qui fonctionnent toutes de la même manière, à savoir un chef de service qui supervise un certain nombre de conseillers, qui sont secondés par un certain nombre d'adjoints. Ces collaborateurs représentent le fer de lance de l'entreprise, ils produisent le chiffre d'affaires du cabinet et leur taux de productivité est l'élément principal à prendre en compte ici. [...]

[...] Il ne faut surtout pas donner l'impression aux collaborateurs de leur imposer une situation qui aura un impact certain sur leur productivité et leur motivation. La question que nous sommes en droit de se poser à ce stade de l'analyse est la suivante : Est-ce que le progiciel de gestion intégré choisi correspond aux besoins du cabinet TREMBLAY ? Les différentes étapes de sensibilisation des collaborateurs, futurs utilisateurs du système de gestion, ne semblent pas avoir été respectées lors du développement du précédent PGI si l'on se réfère aux propos tenus par l'état-major de la firme. [...]

[...] On peut penser que cela est dû à une mauvaise évaluation des besoins (peu ou pas de réunions avec les futurs utilisateurs de l'outil, besoins mal ciblés Or on remarquera que, en deux ans de développement du nouveau PGI, la firme n'a pas assuré un suivi du projet d'implantation (validation de modules, phases test en cours d'implantation plus tôt les erreurs sont repérées, moins les modifications (et les coûts qu'ils engendrent) seront importants). Cette dernière information confirme notre thèse sur l'échec. Il faut donc faire participer les opérationnels avant même l'implantation d'un quelconque système informatique susceptible de changer leurs habitudes. Le fait de remplacer un progiciel utilisé depuis plus de vingt-cinq ans n'est pas une mince affaire. Si la moyenne d'âge du cabinet est importante, cela signifie que la majorité des collaborateurs ont leur habitude en termes de saisie et de traitement d'informations. [...]

[...] Le processus d'intégration du PGI 11 B. Budget 15 L'entreprise Présentation Tremblay et associé est une firme spécialisée dans divers secteurs du conseil en environnement. Elle est présente depuis plus de 50 ans sur son marché et a su s'imposer en démontrant son expertise dans ce domaine. Elle est composée d'environ 125 collaborateurs qui interviennent auprès de leurs clients à l'international notamment en Amérique du Nord, Amérique du Sud et en Europe. Structure Le modèle d'affaires Présentation de la situation La firme a pris conscience de la nécessité d'un progiciel de gestion intégré pour la manipulation des informations toujours plus importantes (suite à une fusion importante avec un autre cabinet de grande taille). [...]

[...] Les différentes informations ne sont pas disponibles par tous les collaborateurs. Par exemple, un chef de secteur peut avoir accès à l'ensemble des heures imputées par ses consultants et adjoints alors qu'un conseiller pourra consulter les dossiers dont il a la charge (notion de confidentialité des données par la classification des données et des utilisateurs). Le fait que les conseillers soient en déplacement dans le cadre de mission rend l'application mobile indispensable. La saisie des heures imputées en encore la consultation de données confidentielles sur un client sont des fonctionnalités qui seront utilisées sans avoir à passer par le bureau. [...]

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