Mission d'optimisation des processus administratifs - Banking Oxfam

Extraits

[...] Pour conclure, je fais la procédure de la comptabilisation des bénéfices du magasin, ce qui est un gain de temps pour le magasin, car au lieu d'expliquer à chaque bénévoles ou stagiaires ce qu'il faut faire, ils n'ont besoin que d'utiliser la procédure et les outils qui l'accompagnent pour faire cette tâche en autonomie. La manager me fait entièrement confiance vis-à-vis de cette mission pour me laisser cette lourde responsabilité, bien qu'elle supervise avant la finalisation de tout document. J'ai donc pris à cœur ce travail et comme je suis très organisée, j'ai beaucoup apprécié cette tâche. [...]

[...] Une fois que j'ai terminé la procédure, je la fais vérifier par la manager de la boutique. Elle n'a pas eu de remarques particulières à me faire, elle a en revanche voulu mettre sous plastique la procédure pour pouvoir utiliser cette dernière sans l'abîmer. Lorsque j'ai eu terminé de réaliser la procédure, j'ai pris l'initiative de créer un questionnaire de satisfaction (annexe pour me rendre compte du travail élaboré, et pour voir s'il fallait que je modifie certains points qui ne pourraient pas être suffisamment clairs. [...]

[...] J'ai pu voir et comprendre le processus de comptabilisation des comptes pour pouvoir faire une procédure grâce à cela, ce qui m'intéressait beaucoup. Ce travail a été source également de stress puisqu'il demande beaucoup de rigueur. Avec le travail en collaboration avec la manager, j'ai compris la complémentarité des compétences entre chacun. Il faut évidemment une écoute active et un bon esprit d'équipe pour une bonne coopération. Il faut encore beaucoup de concentration, car c'était la première fois que j'élaborais une procédure, et car il ne faut pas faire d'erreurs. [...]

[...] J'ai pris plusieurs initiatives à travers ce travail puisque j'ai fait une carte mentale pour pouvoir organiser mes idées . J'ai également pris l'initiative de faire un questionnaire de satisfaction pour améliorer la procédure si besoin et de faire une analyse et un tableau de dépouillement pour informer la manager de la qualité de la procédure. Plusieurs éléments d'analyses me semblent à retenir dans le cadre de cette mission. D'abord, j'ai pris beaucoup d'assurance par rapport aux responsabilités que la manager me laissait. [...]

[...] À la fin du stage, je réussissais à compter les bénéfices du magasin en totale autonomie. Pour mener à bien cette mission, je dispose de moyens et de ressources : j'ai donc accès à l'ordinateur (ainsi qu'aux fichiers concernant la mission), aux remises d'espèces pour la banque et au document récapitulatif des comptes du jour. Je prends bien évidemment appui sur les consignes de la manager et les conseils qu'elle a pu me donner pour créer la procédure. Sur le plan méthodologique, je fais cette mission avec l'aide de ma manager qui m'a appris dans un premier temps comment compter les bénéfices du magasin et ensuite qui a su répondre à mes questions et m'aiguiller pour créer la procédure. [...]