Missions d'optimisation des processus administratifs

Extraits

[...] Contexte : Le contexte de ma mission s'effectue au sein du pôle appui et renforcement : Coordination SUD propose plusieurs solutions permettant de soutenir les ONG dans leur démarche de professionnalisation et de renforcement. Pour ce faire, diverses solutions sont proposées : Le FRIO (fond de renforcement institutionnel et organisationnel) Des clubs métiers (espaces d'échanges et de partage d'expérience entre professionnels) - Des formations Pour ma part, je m'occupe plus précisément de la formation avec ma responsable, chargée de mission formation. [...]

[...] Cela donne également un sentiment de mail personnalisé. Je suis ensuite passée à l'étape de suivi : Environ une semaine après l'envoi, je me suis rendue sur l'enquête afin de visualiser le nombre de réponses et qui en sont les auteurs. J'ai indiqué sur ma liste d'envoi Excel les personnes ayant participé en l'indiquant dans une case. La case se met automatiquement en vert grâce à une formule afin d'avoir une meilleure visualisation et visibilité. Grâce à mon suivi et mes indications dans cette colonne, cela m'a permis de filtrer les personnes n'ayant pas répondu afin de sélectionner uniquement leurs mails et d'obtenir une liste actualisée pour effectuer mes relances à une semaine d'intervalle. [...]

[...] Ressources - Word - Excel - Outlook Contraintes - Je dois être très vigilante et précise, les engagements de dépenses et les données que j'enregistre ne peuvent pas être approximatives. - Si une étape n'est pas réalisée ou mal réalisée, cela peut créer des retards de paiement, des erreurs dans le budget. Déroulé Avant : Dès que je confirme la réservation d'une salle pour nos formations, ou que le contrat avec un formateur est signé, je dois réaliser un engagement de dépense. Il s'agit d'un document indiquant à qui est destinée cette dépense, qui la demande, à combien elle s'élève, à quoi elle correspond. [...]

[...] - Organisationnelles : La page n'est publiée que lorsque les dates, le bulletin d'inscription, sont prêts. La mise en page et le visuel doivent être soignés Déroulé de la mission : Chacune des formations à sa page internet sur le site de Coordination SUD. Y sont indiqués : - L'intitulé de la formation - Une phrase d'accroche : une phrase d'introduction et un bref résumé du contenu - Les objectifs et prérequis de la formation - Les tarifs - Les dates limites d'inscription et dates de formation - Les modalités d'inscription Avant : Lorsque la formation se termine, la page se met automatiquement en brouillon ce qui signifie qu'elle disparaît du site public. [...]

[...] J'ai créé un rapport d'enquête synthétisant les réponses reçues. Ce rapport de synthèse a servi à ma responsable pour établir la programmation des formations de 2023 et les changements stratégiques à apporter en général à nos formations. Les résultats de cette enquête ont également été présentés par la chargée de mission formation sous forme de bilan à l'occasion d'un évènement anniversaire organisé par Coordination SUD où plusieurs de nos membres étaient présents, et est accessible sur notre site internet, dont le lien est publicité dans notre newsletter. [...]