Procédure de remboursement des notes de frais chez Thales - Optimisation des processus administratifs

Extraits

[...] Recommandations Afin d'éviter que la comptabilité ne nous retourne ou bloque les notes de frais, il faut respecter un certain nombre de recommandations : Pour les hôtels, il faut ventiler les frais. Pour les restaurants avec invités internes (appartenant à notre entité) : Cliquer sur « recherche avancée », sélectionner « Collaborateur Thales », rechercher les participants un par un, les sélectionner puis cliquer sur « Ajouter à la dépense » et enregistrer. Pour les restaurants avec invités externes (n'appartenant pas à notre entité) : Cliquer sur « Nouveau participant », sélectionner « Client d'affaires », compléter les informations (nom, prénom et société) puis enregistrer. [...]

[...] La mission présentée a été réalisée au sein du service de la Direction de l'Audit, des Risques et du Contrôle interne (DARCI) situé sur le site Hélios à Vélizy-Villacoublay. Le service compte une trentaine de collaborateurs, parmi eux figurent des auditeurs, des superviseurs, une office manager et des assistantes. Cette mission a été effectuée dans le cadre de mon BTS Support à l'Action Managériale en deuxième année. J'étais sous la responsabilité de l'Assistante de Direction SV qui était ma tutrice. Objectif Mon objectif a été d'établir les notes de frais des collaborateurs revenant de mission afin qu'ils puissent se faire rembourser rapidement et sans erreur. [...]

[...] Il faut également respecter certaines recommandations pour les justificatifs papiers : Pour les factures de restaurant, il faut indiquer sur tous les tickets le Tips et la commission bancaire en cas de devise étrangère. Les factures de Mini Bar et les Tips France ne sont pas remboursés. Il faut également noter le nom des invités sur le ticket de restaurant. Pour les dépenses liées à un véhicule de location ou voiture personnelle, il faut indiquer sur les tickets de parking, de péage et essence, la plaque d'immatriculation du véhicule. [...]

[...] Je reçois ensuite un mail de Concur m'informant que la note de frais nécessite une validation de la part du N+1 ou du Manager. En attendant que la note de frais soit approuvée, je la mets dans une pochette avec l'étiquette « en attente de validation ». Elle devra ensuite être approuvée par le N+1 du collaborateur. Si elle dépasse le montant de 3000 €, l'approbateur sera obligatoirement le Manager. Une fois que la note de frais a été approuvée, je reçois un mail de notification de la part de Concur m'informant que la note de frais a changé de statut et a été approuvée. [...]

[...] Cela permettra aux collaborateurs de connaître la date à laquelle leurs notes de frais seront traitées. En ce qui concerne le remboursement de la note de frais, il faut compter une semaine entre la date à laquelle la note de frais a été validée et le remboursement. Clôture de la mission Cette mission m'a permis d'effectuer et de comprendre toutes les étapes nécessaires au remboursement des notes de frais. Au niveau de mes compétences, cette mission m'a permis de développer mes capacités d'organisation et mon autonomie. [...]