Projet d’un déménagement d’entreprise

CAROLINE P.

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Projet d’un déménagement d’entreprise

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Thèmes abordés

Déménagement d'entreprise, marché immobilier, faisabilité du projet, charges fixes, charges variables, achat de matériels, frais de travaux, estimation, appel d'offres

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Résumé du document

Ce document présente un projet de déménagement d'entreprise, de façon précise et illustrée. Il évoque les éléments à prendre en compte, donne un exemple de budget prévisionnel, de planning et explicite les différentes étapes du déménagement, en présentant à chaque fois que c'est nécessaire un benchmark des prestataires de services dont la société a besoin.

Extrait :
"Pour commencer dans le vif du sujet, vous devez regarder la faisabilité du projet et le réel impact sur les coûts généraux de la société.
Nous étions dans des locaux « clé en main » (mise à disposition de bureaux, téléphones…), que l'on appellera « S ».
Il est nécessaire de déterminer :
- Facturation annuelle des loyers
- Facturation annuelle des charges variables facturées par la société « S » (téléphonie,parkings, machines à café, distribution du courrier)."

Sommaire

Business plan
1. Comparaison du marché immobilier avec le loyer actuellement payé
2. Récapitulatif des charges fixes et charges variables
3. Détermination du budget et suivi du budget
Agence immobilière
Choix du local - méthode qualité
Choix de la téléphonie
Autres prestataires
1. Machine à café
2. Nettoyage des locaux
3. Restaurant entreprise
4. Parkings
5. Local archives ou archivage extérieur
6. Livret d'accueil du futur local
Déménagement
1. Planning du déménagement
2. Transfert du courrier par la poste
3. Changement d'adresse
Social
1. Information - consultation des délégués du personnel ou CHSCT
2. Communication interne
3. Participation des salariés
4. Visite éventuelle des locaux
5. Pot d'arrivée avec cadeau de bienvenue
Plan correctif - l'après déménagement

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Extraits

[...] Par exemple, dans une tour de grande hauteur, la climatisation du plateau est gérée par le syndic, qui distribue à toutes les entreprises. Pour raccorder une climatisation individuelle, vous devez apporter de l'eau glacée de la climatisation générale à votre climatisation individuelle. Ce qui représente un budget conséquent à ajouter à votre budget total 22/07/2009 Projet d'un déménagement d'entreprise Par Caroline POP AUTRES PRESTATAIRE : a. Machine à café Faites un petit sondage et regardez si votre personnel prend plutôt du café (vous choisirez un distributeur exclusivement à café) ou aussi du chocolat ou du potage (distributeur multichoix). [...]

[...] Baisse ou aménagement de loyer. Calcul de l'assiette sur le loyer annuel moyen de la 1ere période d'engagement ferme. Il faut bien déterminer dans le contrat d'agence les objectifs de l'entreprise : - La Surface (13 par salariés au minimum) Le montant du loyer à ne pas dépasser Le nombre de salle de réunion Les équipements (climatisation ) La proximité avec les transports en commun ou commerces Le nombre de parkings L'existence d'un local archive L'accès au Restaurant d'Entreprise Les conditions Particulières : - La taxe annuelle sur les bureaux est parfois à la charge de l'entreprise, possibilité de négocier pour que ce soit à la charge du bailleur - Les grosses réparations à la charge du bailleur - La franchise de loyer mois de franchise par période triennale du contrat 3/6/9 : soit parfois 3 ou 6 mois) - Financement par le bailleur des travaux au bénéfice de l'entreprise (peinture et changement de moquette, climatisation au minimum) - Attention, certains bailleurs voudront un bail 3-6-9 ans mais d'autres voudront commencer à 6 ans ! [...]

[...] CONSEIL 3 : On a tendance à oublier des postes très important lors du devis, et qui peuvent alourdir sacrément votre budget : a. LOT SECURITE : Détection incendie Extincteurs et plan d'évacuation Si votre société est dans une tour IGH (Tour de Grande Hauteur), il est obligatoire de faire appel à un coordinateur Sécurité, qui se met en relation avec le syndic de l'immeuble, afin de préparer un document officiel sur votre implantation et qui passera en Commission Sécurité avec mise à jour à la Préfecture du Département. [...]

[...] Page 13 o Machine à café o Nettoyage des locaux o Restaurant entreprise o Parkings o Local archives ou archivage extérieure o Livret d'accueil du futur local DEMENAGEMENT EN LUI-MEME : . Page 14 o Planning du déménagement o Transfert du courrier par la poste o Changement d'adresse SOCIAL : . Page 16 o Information - Consultation des délégués du personnel ou CHSCT o Communication interne o Participation des salariés o Visite éventuelle des locaux o Pot d'arrivée avec cadeau de bienvenu 10/ PLAN CORRECTIF L'APRES DEMENAGEMENT : . [...]

[...] 1ère solution : L'agence facture un forfait (exemple au 1er janvier 2009 : 25.000 HT) pour la recherche pure et simple en exclusivité 2ème solution : l'agence facture une partie fixe du loyer annuel HT figurant au bail) Ainsi qu'une partie variable : 15% de l'ensemble des économies réalisées par rapport aux conditions évoquées dans le descriptif commercial. Les économies réalisées sont : - Franchises de loyer et de charges Participation aux travaux de réaménagement, calcul de l'assiette sur la première période d'engagement ferme. [...]

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