Maîtrise des processus et des coûts : les achats

Extraits

[...] OBJECTIF: Mettre sous contrôle Ou Maîtriser l'activité Comprendre Prévoir Mesurer et Analyser Agir Organisation d'entreprise et processus opérationnels Comprendre: De quoi s'agit-il ? Périmètre et durée de vie Nature du problème: économique, humain, technologique, organisationnel Le pourquoi ? Inscription dans la cohérence d'ensemble de la stratégie et de la tactique de l'entreprise Quel est l'objectif à atteindre ? Prévoir: Quels sont les facteurs influents ? Sur quels moyens peut-on agir ? [...]

[...] » COSO Processus et bonnes pratiques de gestion Les objectifs du processus ACHATS vs Contrôle Interne Gérer la correcte transcription comptable Existence Exhaustivité Exactitude Présentation des informations dans les états financiers Processus et bonnes pratiques de gestion Des activités multiples au niveau de l'activité achats: Réception de matières et de documents (documents d'expédition, bons de livraisons ) Réception de factures Règlements des fournisseurs Comptabilisation des opérations (achats, stocks, dettes fournisseurs et trésorerie ) Processus et bonnes pratiques de gestion Des risques qui menacent les objectifs Existence : enregistrements comptables sans réception Exhaustivité : réceptions non enregistrées Exactitude : erreur sur quantités, valorisation Exhaustivité, existence et exactitude : marchandises non reçues mais réglées Des affirmations contenues dans les états financiers Existence des stocks, etc Exhaustivité des stocks, dette fournisseurs et provisions pour factures ou avoirs à recevoir Exactitude des stocks, des comptes fournisseurs et des provisions pour factures à recevoir Processus et bonnes pratiques de gestion Une règle essentielle : la séparation des fonctions Séparation des tâches Autorisation des achats – émission des règlements Autorisation des achats – approbation des factures Rapprochements – initiateurs des transactions Supervision des stocks – gestion des stocks Tests sur la séparation effective des tâches Accès aux systèmes Définitions des habilitations par catégorie de transactions Procédure alternative en cas de vacances Tests sur le respect des procédures d'accès aux systèmes Processus et bonnes pratiques de gestion Des contrôles à mettre en œuvre Autorisation Engagement d'achats Traitement des documents Des modifications de documents, des seuils de commandes Configuration informatique Les configurations liées aux modules d'achats Les configurations liées aux rapprochements Des tests sont régulièrement effectués Processus et bonnes pratiques de gestion Des contrôles à mettre en œuvre Traitement des rapports d'anomalies Rapprochements de documents Constitution de provisions (ex. factures à recevoir) Dépassement de seuils de tolérance Factures bloquées Écarts sur les termes de la commande Indicateurs clés de performances Détermination d'indicateurs Analyse régulière par la Direction Rapprochements avec les budgets Processus et bonnes pratiques de gestion Les questions posées initialement: Quels produits fabriquer, où et en quelle quantité ? Comment les transporter ? Comment les stocker ? Comment distribuer ? [...]

[...] Relance Encaissement Prog. Paiement Prévisions Prévisions Situation C.G. Limite de crédit Gestion Commerciale Comptabilité Financière Intégration financière et typologie des coûts opérationnels L'intégration des processus Ventes – Finance: 18 The vertical integration of process chains enables you to coordinate tasks. Typical business processes can be modeled individually using the Workflow Manager. When an order is received in the sales system a credit review is automatically carried out, and then the decision on whether or not to accept the order is made. [...]

[...] Les avantages de la cartographie des processus : donne une vue complète et une compréhension unifiée des méthodes de travail de l 'organisation permet de segmenter de façon cohérente le projet de mise en place du système d'information permet de bien déterminer les responsabilités et les missions de chacun. permet d'avoir une base pour comprendre les inefficacités, standardiser les méthodes de travail, communiquer, améliorer les processus, initialiser un projet d'Activity Based Costing Organisation d'entreprise et processus opérationnels Organisation d'entreprise et processus opérationnels L'analyse des processus consiste à décrire les processus existants en terme: d'ordonnancement des tâches, de répartition des responsabilités, de données nécessaires, de données et résultats fournis, d'indicateurs de mesure de la performance des processus L'analyse permet dans le même temps, par rapport à des enjeux identifiés préalablement: de mettre en évidence les incohérences éventuelles d'ordonnancement de tâches ou de répartition des responsabilités d'identifier des sources d'amélioration de productivité ou d'efficacité (en comparant les solutions de travail existantes à des bonnes pratiques de gestion par exemple) de mesurer la réelle performance du processus Organisation d'entreprise et processus opérationnels Cette analyse permet donc de synthétiser clairement: Les lignes directrices des processus cibles: ordonnancement des tâches cohérence de répartition des tâches méthodes de gestion à employer tâches à automatiser moyens et données à restructurer Les enjeux et gains potentiels associés en terme: de productivité d'efficacité de facilité et d'intérêt du travail de satisfaction Client, interne et externe Organisation d'entreprise et processus opérationnels Une fois ces lignes directrices validées et approuvées par le Comité de Direction, il s'agit de formaliser le processus cible sous forme de logigramme ou flow chart. [...]

[...] Le kanban d'atelier Processus et bonnes pratiques de gestion Les transports: Caractéristiques et capacité des moyens Réglementation Le type de transport (messagerie / express / transport de lots) L'établissement du tarif et du contrat de transport Les documents de transport L'organisation et l'optimisation des tournées Le transport multi-modal Processus et bonnes pratiques de gestion Les bonnes pratiques achats: Baisses des quantités Politique achats - mix achat - solutions alternatives Standardisation des références Un seul utilisateur - décideur et un seul contrôleur par type d'achats Renégociation des prix Faire jouer la concurrence - réduire le nombre de fournisseurs - écouter les fournisseurs Accepter les conditionnements permettant une remise supérieure Négocier la Remise de Fin d'Année Voies de progrès Considérer les budgets et les moyens de les optimiser Gérer les relations fournisseurs Intégration dans la chaîne logistique et rationalisation des fournisseurs Processus et bonnes pratiques de gestion Des définitions du contrôle interne qui concourent toutes aux mêmes objectifs « . Le « système de contrôle interne » est l'ensemble des politiques et procédures (contrôles internes) mises en œuvre par la direction d'une entité en vue d'assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activités . [...]