Communication - Media, communication dans le groupe, gérer une réunion, efficacité, prise de décision, préparer une réunion, animer une réunion, différentes personnalités, gérer les blocages du groupe, situations particulières, méthodes, outils d'animation, réunion
Organiser une réunion, ce n'est pas la mer à boire ! En apparence en tout cas. Pour autant, combien de fois avons-nous participé à des réunions trop longues, inutiles, ou dont l'objectif s'est perdu en cours, faute d'une organisation ou d'une gestion suffisamment rigoureuse ? Non, préparer et gérer une réunion n'est pas si simple. Et si l'on ne veut pas faire perdre de temps ni d'argent aux salariés et à l'entreprise, mieux vaut, en la matière, savoir anticiper, se préparer et prévoir un certain nombre d'éléments utiles à son exécution.
[...] Les possibilités sont immenses : - tirage au sort ; - vote « démocratique » ; - consensus ; - décision unilatérale sans écoute préalable [décision d'avance] ; - décision unilatérale avec écoute. [...]
[...] Idée de réunion L'idée d'organiser une réunion survient à tout moment chez certains responsables. Au petit-déjeuner, pendant une réunion (mais oui en voiture, au téléphone, au bureau, etc. Mais est-ce toujours utile ? Un brin de réflexion, au moment où surgit l'idée de réunion, peut s'avérer utile pour éviter de multiplier ces moments quelquefois nécessaires, souvent soporifiques, quelquefois radicalement inutiles. Un brin réflexion : une ou deux minutes suffisent. Et voici les questions à se poser : B. Objectifs de la réunion Quel est l'objectif de la réunion que je veux organiser ? [...]
[...] Nous allons alors pouvoir commencer la réunion, puis la conduire V. Commencer la réunion : les premières minutes Dès les premiers instants de la réunion, il est important pour l'animateur de mettre en place un certain nombre de points dont dépendra le succès final de cette réunion : - remercier chacun de sa présence ; - faire circuler une feuille d'émargement pour que le service comptabilité puisse prendre en charge les frais de déplacement ; - rappeler l'objectif, l'ordre du jour, le timing, la méthode ; - rassurer les participants qui n'ont pas l'habitude des réunions et les motiver en montrant leur importance ; - définir les règles de prise de parole et, le cas échéant, de prise de décision ; - faire en sorte que chacun se présente (ou présenter chacun) quand les participants ne se connaissent pas tous. [...]
[...] C'est le seul moyen de les faire taire. Sinon ils prendront le pouvoir sur la réunion et nous mèneront à l'échec. Enfin, il y a les « leaders », pas forcément au sens commun. Il s'agit des personnes qui n'ont pas d'avis sur le sens de la réunion. Ils jouent personnels. Leur seule préoccupation : se mettre en avant, « prendre le pouvoir ». La réunion leur importe peu, l'objectif encore moins, le projet sur lequel on travaille leur est indifférent. La seule chose qui importe, c'est leur ego. [...]
[...] Il y a tout d'abord les « bâtisseurs » : les participants qui développent un comportement positif vis-à-vis du sujet de la réunion comme du groupe. Ils s'inscrivent dans le cadre de leur mission et ont pour objectif de faire avancer le sujet. Ils se veulent utiles et efficaces, jouent collectifs et ne cherchent pas à utiliser la réunion dans un but individualiste de mise en valeur personnelle. L'animateur doit les reconnaître pour s'appuyer sur eux. Mais attention : ce ne sont pas des mous, des béni-oui-oui, des faibles : ils peuvent discuter, exprimer leur désaccord, s'opposer à une idée. [...]
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