La conduite de réunions

Joffrey V.

Commandez une rédaction : Guide pratique en Management & organisation sur mesure

Devis en ligne gratuit

Guide pratique Format .doc

La conduite de réunions

Télécharger

Lire un extrait

Thèmes abordés

Conduite de réunions, réunion rituel, réunion d'information, réunion alibi, coût, rentabilité, décrédibilisation, communication, information stratégique, circulation de l'information

Lecture
Résumé
Sommaire
Extraits

Résumé du document

La réunion « rituel »
Réunion du lundi matin, peu préparée, réunit un ensemble de cadres peu impliqués formellement.
Son origine est méconnue. Elle est sans objectif précis. Pas d'ordre du jour. Silences
+ signes d'ennui.

La réunion « d'information »
Réunion en ligne hiérarchique. L'animateur en est systématiquement un hiérarchique. Mal gérée au niveau du temps. Peu de participation ou bien anarchique : questions interrompues, rythmes réguliers.

 Les audits de communication révèlent qu'une entreprise qui informe beaucoup est une entreprise dont les membres communiquent peu.

La réunion « alibi »
La décision est prise ailleurs. Forte utilisation de la langue de bois. Participation dans un processus attaque/fuite (groupe passif ou rebelle). L'animateur n'est pas toujours légitimé. Soumission à l'autorité de l'animateur. Pas de règles du jeu. Aucun rôle défini

Conséquences
 Un coût important
 Aucune rentabilité
 Décrédibilisation de l'outil réunion
 Diminution de la communication

Sommaire

Faire le bilan des réunions existantes
1. Le dosage des différents modes de communication
2. Trois questions à se poser avant d'organiser une réunion
3. Pourquoi se réunir ?
4. Avant de se réunir
Savoir organiser une réunion et définir les objectifs
1. Préparation de la réunion
2. L'organisation matérielle
3. Check-list
4. Objectifs des réunions
5. Trois conditions nécessaires à l'implication des participants
S'approprier la méthodologie qui convient à chaque type de réunion
1. Trois grandes phases dans une réunion
2. Aide-mémoire
3. Les quatre lois de la participation
4. Les différents types de réunions et les grandes phases
5. Les trois fonctions de l'animateur
6. Aides audio visuelles et supports de l'animation
7. Gérer le temps de la réunion
8. Conclure, valider et formaliser les points-clés d'une réunion
9. Après la réunion faire le bilan, évaluer les résultats et s'auto-évaluer
10. Grille d'appréciation
La fonction de l'animateur
1. Développer ses capacités d'écoute
2. Les techniques au service de l'écoute
3. Répartir les rôles pour être plus efficace
4. Faciliter les échanges et la production d'idées
5. Faciliter la prise de décision en commun
6. Gérer les situations difficiles que faire si? ?

Accédez gratuitement au plan de ce document en vous connectant.

Extraits

[...] Le nombre de places pour les participants est limité à Check-list Avant toute réunion 1. Cette réunion est-elle vraiment indispensable ? 2. Ai-je convoqué tous les intéressés et seulement eux ? 3. Ai-je fait savoir aux participants ce que j'attendais d'eux : interventions ou questions ? Sur quels sujets ? Pendant combien de temps ? 4. Aurai-je sous la main toute la documentation nécessaire ? Tableau de bord, statistiques 5. Ai-je intérêt à utiliser du matériel : tableau noir, magnétophone ? [...]

[...] Cette phase peut être alors intégrée à la réunion. L'objectif de cette démarche est de clarifier les objectifs en groupe Trois conditions nécessaires à l'implication des participants Trois conditions qui relèvent du rôle de l'animateur 1 Rechercher l'adhésion des participants sur le principe même de la réunion L'objectif de la préparation est de mettre les futurs participants en situation de bien travailler ensemble afin de leur permettre d'atteindre le but de la réunion. Afin de dégager les obstacles qui s'opposent à cette collaboration efficace, il convient que chaque participant : 32. [...]

[...] Très mal commode. en parallèles Disposition du type-conférence ou cours magistral. Rend difficile les interactions entre participants et accentue la supériorité de l'animateur. en vis-à-vis Correspond à la discussion d'intérêts opposés (type négociation diplomatique). Évidemment défavorable à la participation de tous. en arrondi C'est la plus efficace des dispositions NB : une table spéciale, la table sociométrique a été dessinée comme étant celle qui facilite au maximum les communications : elle est ovale, sa largeur est les 7/12 de la longueur et l'une des pointes est coupée pour marquer la place de l'animateur. [...]

[...] L'heure choisie est-elle la moins gênante pour le travail de chacun ? 7. La durée que je lui ai fixée est-elle suffisante ? 8. Le local retenu est-il le plus convenable, à l'abri des interruptions ? 9. Ai-je pensé aux pauses éventuelles ? 10. Ai-je précisé à ma secrétaire le niveau d'isolement où j'entends rester ? La convocation Cette convocation peut s'accompagner : 6. d'un plan par route et transports en commun d'un coupon détachable de participation ou non-participation à la réunion des documents de travail à consulter. [...]

[...] Actif passif ; plutôt que l'inverse l h 30 maximum d'attention avec des chutes toutes les 20 minutes Maintenir l'intérêt avec des supports visuels Mémorisation maximum : Au début de la réunion A la fin de la réunion θ Adopter une attitude d'« ÉCOUTE ACTIVE 12. Encourager la prise de parole 13. Reformuler Synthétiser Questionner Faire préciser Solliciter Faire passer de l'implicite à l'explicite. θ En cas de dérive, reformuler l'objectif, recadrer θ Réguler les conflits, les tensions θ Consolider et mettre en valeur les acquis du travail de groupe Conclure la réunion 19. [...]

doc