Plan de classement, dossiers, documents, rangement, arborescence, types de documents, entreprise, nomenclature, Windows, amélioration continue, archivage, obligation légale, durée de conservation
Le plan de classement permet d'expliquer à tout un chacun comment les dossiers sont rangés.
Dans un ordinateur, il permet de classer et de regrouper les documents afin que chacun puisse les retrouver facilement sans perdre du temps et sans avoir à utiliser la fonction de recherche de l'ordinateur.
De manière physique, il peut permettre à certaines professions qui ont besoin de garder beaucoup d'archives, de détailler où sont rangés les dossiers dans une pièce.
[...] Afin de rendre encore plus efficace ce plan de classement, vous pouvez aussi envisager de définir de nouvelles règles de nommage de vos documents comment mentionné dans le paragraphe sur la nomenclature plus haut dans ce document. Remarque : tous les logiciels permettent d'attribuer à chaque document des propriétés et des mots-clés pour décrire le contenu du document. Utilisez-les afin de faciliter la recherche de documents dans votre nouveau plan de classement. Une fois votre plan de classement réalisé, vous pouvez aussi définir des droits d'accès pour chaque utilisateur : c'est la gestion des habilitations. Vous pouvez limiter les droits à la création, la consultation, la modification et la suppression. [...]
[...] Une nomenclature est une façon de numéroter ou d'appeler les documents. Par exemple, vous pouvez décider de nommer vos factures/devis selon les habitudes de votre structure : Commencer le rangement Une fois que vous avez défini cette nomenclature ou le type de classement choisi, vous allez devoir créer des dossiers et des sous-dossiers pour classer les documents. Pour se faire, sur Windows, il vous suffit d'aller dans votre serveur ou dans vos documents (selon la façon dont votre entreprise fonctionne : en réseaux ou pas). [...]
[...] Pour créer un plan de classement compréhensible de tous, il est nécessaire de réaliser une arborescence pour cela, vous pouvez vous aider des Smart arts de Word comme celui-ci : L'idéal, pour plus de personnalisation, est de le réaliser avec les couleurs et la police d'écriture de la charte graphique de votre entreprise puisque cette arborescence est propre à chaque entreprise. Comment réaliser un plan de classement ? Pour le réaliser, vous devez d'abord connaître tous les types de documents que vous allez devoir classer. Ensuite, vous allez devoir réfléchir à quel est la meilleure façon de ranger les documents de votre entreprise pour que tout le monde puisse les retrouver facilement, voire intuitivement. [...]
[...] Une obligation légale Pour toutes les structures, l'archivage de documents est une obligation légale avec des durées de conservation différentes selon la nature du document : Durée Documents à conserver Sans limitation Statuts et documents relatifs au fonctionnement de la société ans Documents relatifs à l'acquisition de votre actif professionnel (immeuble, mobilier, matériel . titres de propriété de brevet ou de licence. Fiches individuelles de répartition de la participation et de l'intéressement ans Documents comptables (livres, registres . ) et justificatifs. Contrats à 5 ans Documents sociaux (registre des procès-verbaux, feuilles de présence, rapports des dirigeants sociaux . ) ans Livre de paie, registre du personnel, doubles des feuilles de paie ans Déclarations fiscales + année en cours. [...]
Référence bibliographique
Source fiable, format APALecture en ligne
avec notre liseuse dédiée !Contenu vérifié
par notre comité de lecture
