Mode d'emploi de la gestion documentaire à l'aide de Microsoft Office

Extraits

[...] La gestion documentaire, négligée et pourtant indispensable Les limites et les risques d'une gestion documentaire négligée Dès qu'un opérateur bureautique dispose d'une pluralité de documents, il est contraint de mettre en œuvre une gestion documentaire, aussi élémentaire soit-elle. D'ailleurs Windows propose un répertoire par défaut Mes documents où le système d'exploitation stocke les divers documents créés par les applications. On imagine facilement (chacun a eu l'occasion de les vérifier ) les limites de cette organisation dès que : le nombre de documents augmente ; les types de documents se diversifient. [...]

[...] Les deux modèles de gestion documentaire concevables A. Deux modèles de qualité inégale Le modèle navigationnel Dans ce premier cas, l'utilisateur range et retrouve les documents en fonction de leur localisation géographique dans l'arborescence des supports de stockage numériques. Chaque document est connu du système par son chemin c'est-à-dire sa position dans l'arborescence par rapport au répertoire racine Retrouver un document consiste donc à parcourir ce chemin, prédéfini par le système. Qui d'entre nous n'a pas perdu de précieuses minutes à rechercher, avec l'explorateur, un document dans les arcanes de son répertoire Mes documents ? [...]

[...] Un aspect fondamental de la gestion documentaire : le nommage des documents A. Les bénéfices du nommage des documents Quelle que soit l'organisation adoptée, la désignation des documents est un problème important. Dans le domaine bureautique, les entreprises et les organisations tentent de normaliser les règles de formation des noms de fichiers pour éviter une prolifération anarchique. Comme nous l'avons vu, l'opération de désignation des documents est loin d'être anodine. En effet, le nom d'un document doit permettre à la fois : de le distinguer des autres, car, dans un répertoire donné, les homonymes sont interdits (deux ou plusieurs documents ne peuvent avoir le même nom) ; de l'identifier clairement par rapport à sa nature, à son type, donc de permettre à tout utilisateur de retrouver le document ainsi nommé, sans ambiguïté et sans hésitation. [...]

[...] Le recours à ces documents génériques assure la normalisation des présentations et le respect des chartes graphiques. Dans l'exemple développé, on peut imaginer le codage significatif juxtaposé suivant pour former le nom d'une facture sur quatorze caractères : FAC00235C0031P Le format du nom doit être constant (quatorze caractères) et le codage des numéros doit être de longueur fixe, en complétant éventuellement avec des zéros à gauche, si nécessaire. De plus, la puissance des codes numériques ainsi définis étant limitée (respectivement pour les numéros de documents et pour les numéros de clients), il y a lieu de prévoir des formats suffisants pour les évolutions à moyen ou long terme. [...]

[...] Ce type de logiciels réglemente l'accès aux données en fonction de droits préalablement attribués. De tels systèmes demandent donc à être administrés et contrôlés par une personne responsable qui, par définition, ne fait pas partie des opérateurs. Dans ce cadre, l'assistant(e) de manager peut également prêter son concours à l'implantation et à la régulation de ces systèmes verticaux. Répertoire racine Mes documents Fichiers Word Fichiers Excel Fichiers Outlook Express (Mails) Sous-répertoire Mes documents Devis Bons de commande Bons de livraison transmis Factures Expédiés Reçus Expédiés Reçus Préparées Expédiées Mails Expédiés Reçus Mes documents Client Dubois Client Dupont . [...]