Mener des réunions avec des Japonais: stratégies et tactiques

Christian S.

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Mener des réunions avec des Japonais: stratégies et tactiques

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Thèmes abordés

Management, Réunions avec Japonais, stratégie, tactiques, rencontres formelles, sujets de conversation, sujets tabous, stéréotypes à éviter, style de communication, aspects transculturels, résoudre des conflits

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Résumé du document

Vous devez mener une réunion avec des Japonais et vous ne connaissez rien de plus de ce pays que quelques clichés, le goût du saké tiède, et un ou deux films de Takeshi Kitano ? Comment éviter de graves erreurs de comportement avec des Japonais dont on dit qu'ils sont très à cheval sur les principes ? Comment faire bonne figure quand chaque geste, chaque expression du visage, chaque mouvement est codifié et prend sens ? Comment, en un mot, et tout en restant bien occidental, montrer que vous êtes capable de faire des efforts pour aller vers l'autre ? Comment faire un pas dans son sens sans toutefois sombrer dans la sur-adaptation ?
Les quelques conseils pratiques que nous vous donnons ci-après devraient vous permettre de réussir votre premier contact si vous le préparez bien. Ils ne feront pas de vous un Japonais, et heureusement : ce serait fatal ! Ils vous permettront en revanche de décoder ce qui se passe dans une réunion, de comprendre comment elle est perçue par les autochtones, et d'aller plus vite plus avant avec vos futurs partenaires.

Sommaire

Sujets de conversation
1. Rencontres formelles
2. Contextes informels
3. Sujets de conversation acceptables
4. Sujets tabous à éviter de préférence
5. Stéréotypes à éviter
Renforcez votre communication
Utiliser les services d'un interprète
1. Simultané ou consécutif
2. Comment gérer l'interprétariat ?
En déplacement
Prendre congé après une réunion
Résoudre des conflits
Communiquer dans les affaires (quizz)
Conclure, synthétiser et assurer le suivi
1. Résumés
2. Supports de présentation
3. Réunions de suivi
4. Remerciements
Le langage des réunions d'affaires
1. Remerciements
2. Excuses
Communiquer à distance
1. Conseil « stratégique »
2. Quelques termes et expressions pratiques
Les heures? supplémentaires ?
1. Bars à karaoké
2. Bars à hôtesses
3. Filles d'ascenseurs
4. Protocole dans un bar à hôtesses
Femmes d'affaires
Questions et réponses : où fixer la limite ?
De l'étiquette dans les soirées
1. Quelques règles générales
2. Chez l'habitant
3. Quelques expressions pour les soirées japonaises
Quelques bases de prononciation

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Extraits

[...] Supports de présentation Donnez une copie de toutes les informations contenues dans votre présentation à chacun des membres de l'équipe japonaise afin qu'ils puissent en reprendre l'ensemble après votre séparation. Réunions de suivi Si vous avez prévu de rester au Japon quelques jours supplémentaires, vous pouvez suggérer l'organisation de rencontres en groupes restreints ou en tête-à-tête avec les personnes essentielles de la délégation japonaise si vous le jugez nécessaire. Cela vous permettra peut-être de prolonger ou clarifier certains aspects de la réunion initiale, et en tout cas de forger des relations plus personnelles avec les responsables nippons. [...]

[...] En la matière, les Japonais n'ont aucune limite. C'est donc à vous de savoir, avec tact, fixer les vôtres. Les questions les plus personnelles n'ont pas pour objet de vous offenser ou de vous mettre mal à l'aise. Elles témoignent simplement d'une curiosité naturelle pour vos collègues. Ils s'intéressent à vous, aux modes et aux styles de vie étrangers, et ils n'ont pas du tout conscience que vous pouvez juger certaines questions indiscrètes. En plus, ils pensent, souvent à tort, que les Occidentaux sont généralement très ouverts sur les questions les plus intimes et ne ressentent aucune gêne à se raconter. [...]

[...] Préparez vos questions à l'avance pour qu´elles soient claires et concises. Cela évitera des frustrations mutuelles. Suivez les quelques suggestions suivantes : - Parlez lentement et avec naturel ; - Pour une question délicate, notamment si elle concerne des chiffres, envoyez des informations préalables par fax ou e-mail et ne rappelez qu'ensuite ; - Soyez bref, mais gardez un ton personnel. Le téléphone permet aussi de maintenir et de renforcer les relations ; - Ne posez pas des questions fermées (oui / non) par téléphone ; posez plutôt des questions qui commencent par qui ? [...]

[...] Le japonais et les langues européennes sont très différents. Pour que votre message soit naturel dans la langue locale, l'interprète efficace est souvent obligé d'opérer quelques ajustements ; - Si l'interprète a des difficultés avec un mot ou une phrase, arrêtez- vous un instant pour clarifier et préciser votre pensée ; - Si vous utilisez un seul interprète, faites une pause de dix minutes toutes les heures ; - Regardez les gens à qui vous parlez. Faites en ce sens comme si l'interprète n'était pas là. [...]

[...] - Vous préférez les garçons ou les filles ? - Combien d'enfants avez-vous ? - Que pensez-vous des Japonais/ des Japonaises ? - Comment se fait-il que votre mari vous laisse voyager seule ? - Vous aimez les blagues sur le sexe ? Si vous souhaitez interrompre le questionnement de manière diplomatique, répondez seulement de manière vague et changez de sujet. Quand on vous demande : Combien gagnez-vous ? vous répondez : Beaucoup plus que ce que je vaux ! [...]

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