Organiser une réunion

Extraits

[...] Tout le monde a-t-il la même information ? - attention aux risques d'opposition d'opinions. - être capable de justifier auprès d'un participant qui ne veut pas venir l'importance de sa présence. - vérifier les compatibilités de planning et inviter les participants en demandant une confirmation écrite. Prévoir un plan B. Possibilité d'utiliser un Doodle pour faciliter la prise de RDV. Préparer la structure de la réunion - rassembler la documentation sur le sujet, le plan des exposés et leur minutage. [...]

[...] - recadrer les questions hors-sujet. - reformuler le message dans une conclusion et remercier les participants avant de partir. Conseils pour une réunion destinée à recueillir des avis - les étapes sont les suivantes : accueil et introduction, questions, mise par écrit des idées, conclusion. - dans l'introduction, rappelez le sujet, le mode de travail (à tour de rôle, ou par petits groupes etc.) - proposez des pistes de réflexion, des problématiques, des thèmes, des mots-clés, des exemples de situation pour stimuler l'esprit collectif. [...]

[...] - le stress accélère le débit. - plus l'auditoire est grand et/ou novice, plus il faut ralentir le rythme des phrases. - Une hausse de ton :manifeste un intérêt, de l'importance - Une baisse de ton est là pour calmer les esprits, pour sembler complice. - si le ton ne correspond pas au sens des mots, le message n'est pas convaincant. - articuler précisément les consonnes, appuyer les voyelles qui ont tendance à être mangées - ménager des silences de temps en temps, ils paraissent toujours plus longs au locuteur qu'à l'auditoire. [...]

[...] - pensez à créer des affichettes avec les noms ou fonctions des participants. - laissez dans la salle quelques blocs-notes et stylos pour les étourdis. - si la réunion dure plus d'1h30, prévoir une pause ; il faut donc prévoir un lieu où les fumeurs pourront descendre fumer sans perdre 20 min et où les participants pourront trouver un encas et des boissons, des toilettes, passer un coup de fil Inviter les participants - clarifier les informations importantes et les objectifs - rédiger une convocation précisant toutes les informations utiles : horaire, date, lieu, accessibilité ; mode de travail, ordre du jour et objectif ; les autres participants et les intervenants (qui font un exposé) ; documents de travail, programme de l'intervention etc. [...]

[...] Il faut définir les rôles de chacun. L'animateur facilite la communication (donne la parole, reformule pour tous, fait des synthèses partielles, rappelle la structure intellectuelle de la réunion, pose des questions, propose des idées, écrit au tableau. - l'animateur est celui qui introduit la réunion, présente les personnes, le sujet, l'objectif, le temps à respecter. - l'animateur règle les problèmes du groupe : demande aux gens de se taire s'ils papotent, demande de parler plus fort si c'est inaudible, relance l'ambiance, ramène sur le sujet etc. [...]