Comment conduire et animer une réunion ?

Extraits

[...] Tous les membres de l'organisation sont invités. L'état ou la situation de chaque élément du projet est examiné brièvement. Les progrès réalisés sont exposés sommairement et les situations de blocage exposées au grand jour. Tout membre peut faire des propositions constructives. Les prochaines étapes ou points d'action sont décidés. De cette manière, chaque élément est enregistré et catalogué afin de mettre en place un agenda pour la prochaine réunion d'avancement du projet (voir la section ‘Gestion de réunion') Comment conduire et animer une réunion 4.6 Correspondance C'est un axe de communication évident qui n'est pas souvent utilisé de manière efficace. [...]

[...] Révisez les idées qui ne sont plus claires. A la fin de la séance vous aurez obtenu une liste d'idées exploitables et intéressantes qui peuvent être utilisées dans le travail futur. A ce stade, il faut se mettre d'accord sur les points suivants : comment les idées seront-elles insérées plus avant dans le projet ; qui travaillera dessus ; et quand les résultats seront-ils révélés au groupe Le rôle du meneur Pendant la séance de ‘remue-méninges', le rôle du meneur est de : Poser des questions. [...]

[...] En suivant les recommandations ci-dessous, vous pourrez organiser des réunions qui ne seront pas une perte de temps Se préparer pour la réunion La première chose à considérer est pourquoi vous voulez une réunion Comment conduire et animer une réunion Est-ce parce que vous voulez : Transmettre de l'information ? Prendre des décisions ? Planifier ? Négocier ? Etc. ? L'objectif de la réunion doit être clair non seulement pour vousmême mais aussi pour tous les participants. Il doit être clair à la fois dans l'agenda et lors de l'exposé d'ouverture de la réunion. Les aspects les plus pratiques de la préparation consistent à : 1. [...]

[...] Le questionnaire de préparation, quant à lui, pose sur une page les quatre à cinq questions clés qui permettront aux participants de se préparer à la réunion Comment conduire et animer une réunion Rédigez sur papier ou transparent les objectifs Vous gagnerez du temps et de l'énergie en écrivant avant la réunion les objectifs et les étapes de votre réunion soit sur un tableau de papier, soit sur un transparent La préparation psychologique Visualisez le déroulement de votre réunion Dès que vous avez un moment, si possible dans le calme, déroulez mentalement les différentes étapes de la réunion. Cette représentation mentale doit être la plus fine possible. La connaissance de la salle et des participants peut vous aider à visualiser très précisément le déroulement de votre réunion. IV/Comment animer une réunion ? 1. Cadre général d'une réunion 1.1 L'animateur : En entreprise, l'animateur de réunion est bien souvent le hiérarchique direct des membres du groupe. [...]

[...] En effet, surtout chez les groupes ayant beaucoup pratiqué les réunions, on voit fréquemment apparaître des consensus rapides qui ne sont souvent que l'expression d'une certaine lassitude ou encore de facilité. Pour éviter des consensus factices, il faut : Épauler le ou les minoritaires, même si on ne partage pas leur avis, car ils obligent le groupe à approfondir la réflexion et à argumenter sa position. Créer des événements du type "mettre les pieds dans le plat", poser des questions déroutantes . N'accepter aucune assertion péremptoire ou non argumentée. Éviter les références, ou le partage de connaissances sousentendues. [...]