Gestion électronique des données, types de codage, acquisition numérique, indexation, stockage, consultation, Caisse d'Allocations Familiales, centralisation des factures, clinique Pasteur de Toulouse, GEIDE administrative, GEIDE bureautique
La GED est la réponse aux problèmes de gestion, de stockage, de recherche, de consultation, de traitement et de circulation de fichiers ou de documents réunis sous forme de dossiers ou non. C'est l'ensemble des techniques qui permettent d'accéder rapidement et le plus économiquement possible aux masses d'informations et de documents générés ou reçus par un organisme, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'une administration. La GED est à vocation universelle. Elle trouve son utilité partout, dans tous les contextes et à tous les niveaux. Elle le démontre là où les documents abondent comme dans la documentation technique, les dossiers d'assurance, de prêts ou du personnel, des processus industriels, les dossiers d'allocataires, etc. Ainsi à titre d'exemple, dans toute société, le comptable, grâce à l'informatique, retrouve une écriture comptable particulière en 1 à 2 secondes. En revanche, pour retrouver la pièce comptable correspondante (facture, titre de paiement, bon de livraison, note de frais …), il lui faut 5 à 15 minutes. Avec la GED liée à son application comptable, il retrouverait le document dans le même laps de temps que l'écriture comptable. Si on reporte cet exemple simple à toutes les situations similaires que l'on rencontre dans l'entreprise (traitement des livraisons, gestion des dossiers clients, des dossiers du personnel), on perçoit facilement le gain de temps apporté par cette technique. La GED peut également aller au delà de cette simple utilisation ; elle permet de gérer des flux d'informations, d'automatiser des processus de diffusion des documents, de construire des bases d'informations multimédia...
La gestion électronique des documents est une technique aujourd'hui incontournable pour toute entreprise désirant rationaliser et automatiser le cycle de vie de ses documents. Nous verrons donc dans une première partie introductive la description de la GED, il en suivra l'explication de sa mise en place, enfin nous aborderons des exemples pratiques de son application.
[...] Ainsi, un dirigeant, au fait de le GED, permet à son organisation d'accroître sa vitesse d'exécution, tant au niveau de la saisie des informations, qu'au niveau du traitement des tâches. Cette rapidité d'exécution se manifeste sous forme d'une baisse du temps et des coûts de travail. Même si certaines tâches nouvelles apparaissent, la GED permet aussi de réduire le temps de réponse vis-à-vis de la clientèle. Grâce à la GED, le document n'est plus isolé : c'est un élément du système d'information des entreprises. [...]
[...] Cependant, une amélioration est demandée par les utilisateurs. En effet, jusqu'à maintenant les informations ne sont pas structurées GED chez les PME Depuis quelques années le développement de projets GED prend forme au sein des PME. Par exemple, dans la filiale de la Caisse des Dépôts spécialisée dans la gestion d'immeuble orchestre maintenant la constitution des dossiers de pièces légales (permis de construire, assurance ) pour le compte de ses clients investisseurs. Le gain de temps a été non négligeable puisque auparavant une recherche de document qui nécessitait entre 24 et 48 heures (en lien avec l'archiviste) ne demande aujourd'hui plus que quelques minutes. [...]
[...] Cela fonctionne très bien quand les lots de documents numérisés sont homogènes dans leur format, que les documents sont bien imprimés, offrent un bon contraste et ne sont pas raturés. Dans la pratique, les lots de documents sont de formats hétérogènes, pas toujours bien imprimés. Les techniques pour remédier à ces inconvénients existent mais sont coûteuses et donnent rarement un résultat parfait. Bien que de plus en plus performant, l'OCR est encore très dépendant de la qualité des documents qui lui sont soumis : les caractères tordus, cassés, les caractères qui se touchent seront mal reconnus. [...]
[...] Situer la GED par rapport aux objectifs stratégiques des organisations qui l'abordent. Se poser les bonnes questions. Consulter et sensibiliser les utilisateurs. Prendre en compte l'interface homme/machine comme une des composantes du système. Choisir un système ouvert, évolutif, portable, normé et standardisé. Mesurer les coûts, la productivité et la rentabilité (retour sur investissement) L'environnement de la GED 1 Les grandes fonctions d'un système GED Fonctions de base Tous les systèmes GED aussi différents soient-ils ont en commun un certain nombre de fonctions de base : - l'entrée de documents (saisie manuelle, numérisation par scanner) - le traitement des documents (entre autre, les opérations de modification) - le stockage des documents (sur des supports divers cf. [...]
[...] Les systèmes de GED et plus précisément les systèmes de traitement de l'information ne font appel en terme de manipulation de document qu'à un nombre limité de sens (vision, voir l'ouïe). Le toucher, l'odorat et le goût n'étant pas sollicités, ce sont autant de pertes d'informations même s'il convient de tempérer notre jugement puisque l'étendu d'informations proposées est beaucoup plus importante dans un éventail limité de perceptions. Causes des échecs de l'application de la GED Les applications GED n'ont pas toutes connu le succès. La plupart des échecs sont dus aux éléments suivants : La sous-estimation de l'organisation. La sous-estimation de l'importance de la recherche documentaire. [...]
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