SAE Système d'Archivage Electronique, collectivités locales, gestion et enregistrements des documents, réutilisation des données, mémoire de la collectivité, système général de gestion électronique automatisé, définition ISO 15489, Benchmark, article L 2111 du Code du patrimoine, archives publiques, évaluation des processus, critères de sélection, stockage des documents, formation des utilisateurs, sécurité et conformité, indexation des documents, interface de logiciel, communication et collaboration, pérennité et intégrité, cloud, expertise informatique, coûts des logiciels, problèmes de santé, projet AD-ESSOR du ministère de la Culture, programme interministériel VITAM Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire
L'archivage électronique est utilisé par les organisations pour gérer les documents et les enregistrements tout au long de leur cycle de vie, de la création à la destruction. L'archivage électronique répond à trois besoins distincts : la première et la plus importante exigence est que la collectivité puisse prouver ce qu'elle a fait ou non, justifier ses actions devant le gouvernement et le public, et produire les documents nécessaires pour défendre ses droits et intérêts en cas de litige. La deuxième exigence concerne la réutilisation des données dans les opérations commerciales plutôt que la réintroduction de données, opération qui peut entraîner un dépassement des coûts et une perte de temps précieux. La troisième exigence est l'intérêt que la collectivité a à préserver sa mémoire, à la fois pour communiquer avec ses partenaires, ses employés, et pour constituer une véritable mémoire de la collectivité.
[...] La recherche de fichier demande de naviguer dans l'arborescence adéquate. Cela signifie qu'une interface utilisateur intuitive est indispensable pour les SAE modernes, ainsi qu'un système automatisé intuitif pour la structuration des fichiers. Les fonctions de recherche sont de plus en plus avancées dans les SAE, et ce à bien des égards. Les métadonnées et noms de fichiers générés facilitent la recherche et donnent des résultats plus pertinents. Permissions et blocage Avec un SAE, il est simple de définir des autorisations pour des fichiers individuels, ainsi que pour les fichiers qui répondent à certains critères. [...]
[...] + Frais de formation : le déploiement de nouvelles technologies nécessite un investissement en temps et en ressources ; non seulement pour installer, mais pour former correctement les employés. La formation est essentielle au succès du classement sans papier, car chaque employé devra probablement utiliser le système. Cela peut être coûteux à entreprendre. Que la collectivité fasse appel à une société de conseil en informatique pour former les employés ou que le service informatique doive trouver le temps de former le personnel, des ressources doivent être investies dès le départ pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. [...]
[...] Disponible à l'adresse : https://francearchives.fr/fr/article/26287437 [Consulté le 16 juin 2022e]. - Anon. Vitam · Programme interministériel archivage numérique. Disponible à l'adresse : https://www.programmevitam.fr/ [Consulté le 19 juin 2022f]. - Anon. What is Electronic Document and Records Management System IGI Global. Disponible à l'adresse : https://www.igi-global.com/dictionary/evolutionary-diffusion-theory/9368 [Consulté le 16 juin 2022g]. - Bachoué Pedrouzo, G L'archivage numérique dans la sphère publique, les enjeux d'une législation annoncée. Revue française d'administration publique 151-152 p.825-837. - Bernard, T L'archivage électronique dans les collectivités territoriales : état des lieux. [...]
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[...] Avant de mettre en œuvre un système, il est utile de déterminer comment il s'intègre dans la stratégie globale de gestion des documents. La fonctionnalité SAE est souvent intégrée aux systèmes de gestion de contenu (CM). Ces systèmes combinent des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion de sites Web avec des outils de workflow, des modèles standards et des droits d'accès. Il convient d'analyser les différentes solutions de SAE disponibles et de procéder au Benchmark de ces solutions. « Les archives des collectivités territoriales appartiennent aux archives publiques. [...]
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