projet collectif, raid aventure étudiant, 4L Trophy, rallye, contraintes, budget, moyens, partenariat, sportif
Le 4L Trophy a été créé en 1998 par un organisme de tourisme spécialisé dans les raids aventure : DESERTOURS.
Depuis 2001, cet organisme travaille en collaboration avec l'école supérieure de commerce de Rennes. Le 4L Trophy est ouvert uniquement aux étudiants. A travers cette épreuve, nous allons devoir :
- gérer une équipe afin d'atteindre nos objectifs (management). Cela concerne à la fois la réalisation du projet en aval mais également la « gestion de course » pendant le rallye même.
- convaincre des entreprises de nous suivre dans leur aventure (sponsoring). Cela passe par notamment la réalisation d'un dossier de presse et d'un dossier de partenariat à présenter aux divers organismes.
- élaborer un planning et le respecter (si possible). Il s'agit ici d'élaborer par exemple un diagramme de Gantt qui sera utilisé pour la gestion du projet et la visualisation dans le temps des diverses tâches.
- gérer un budget (gestionnaire). Cette composante consiste notamment à établir un budget prévisionnel qui doit être le plus fidèle de la réalité des faits. Cela nous incite à contrôler chaque dépense, chaque recette, afin d'avoir au minimum un budget à l'équilibre, ce qui n'est pas toujours chose facile.
- Faire preuve de ténacité et de persévérance. Ce projet entrant dans le cadre de notre formation, nous avons pu nous appuyer le cas échéant sur les conseils des enseignants mais également de deux d'anciens participants en la personne de Marc Salome et de Guillaume Mazella. En effet, nous verrons par la suite que la recherche de sponsors a été une tâche plus complexe et compliquée que prévu. Nous avons ainsi pu avoir l'avis de ces personnes quant à notre support, à notre présentation, à notre dossier, à nos arguments, bref à tout ce qui de près ou de loin peut influencer favorablement les entreprises.
[...] Ces points gagnés étaient intégrés dans le classement général Le déroulement du rallye 1. DE PAR de Bordeaux et TRAVERSÉE en ferry Le départ de l'édition était le 19 février des deux villes de départ, Paris et Bordeaux. Nous devions nous y rendre la veille (le 18 février) pour effectuer les vérifications techniques et administratives de l'équipage. Le lendemain (le 19 février), nous sommes partis en direction d'Algésiras où nous devions prendre le ferry pour aller sur Tanger. Nous avons donc roulé, intensément pendant deux jours pour ne pas rater le rendez-vous. [...]
[...] Mais pris par le temps encore une fois, nous avons abandonné ce mode de financement pour nous pencher davantage sur la recherche de sponsors Administratives Comme nous venons de le voir précédemment, nous avons eu des difficultés avec l'obtention d'un de nos passeports. Nous en avions fait la demande à la mi-octobre environ pour les revoir mi décembre. Nous avons également rencontré quelques difficultés avec l'association. Tout d'abord, ayant des emplois du temps relativement chargés, nous ne disposions que de peu de créneaux horaires pour s'entretenir avec les membres de l'association. Les personnes qui étaient nos correspondants avaient elles-mêmes des correspondants auprès des membres du bureau même de l'association. Ce système fut à la base de quelques incompréhensions de notre part. [...]
[...] Ces élèves avaient pour nous un rôle d'intermédiaire, dans le sens où ils avaient déjà pris contact avec les principaux organismes administratifs de la faculté, et donc avaient une plus grande légitimité que nous pour déposer et soutenir un projet tel que celui-ci. Ils étaient également notre soutien Ils étaient là pour nous soutenir dans cette recherche de sponsor, rendue plus difficile que d'habitude au regard de la crise économique et financière que nous traversons. Ils nous épaulaient dans nos préparations d'entretiens ; ils nous aidaient dans le choix de nos argumentaires, notre façon de se tenir, notre prestance Ce soutien fut plus que le bien venu. [...]
[...] Il s'agit ici de réaliser des actions en faveur des partenaires pour les remercier. Cela passe également par l'envoi de courrier d'informations, sur l'état du projet. Nous avons en effet réalisé un DVD de quelques minutes retraçant brièvement notre aventure marocaine ainsi qu'une lettre manuscrite à chaque partenaire pour le remercier personnellement de sa participation. Étant donné que l'ensemble des sponsors a été trouvé par Thomas, il est apparu normal qu'il s'en charge. Il est cependant nécessaire de rappeler que ce découpage n'est qu'informel, puisque les taches n'étaient pas exclusivement réservées à l'un ou à l'autre Diagramme de grantt Ce diagramme présente les principales tâches vues sous un angle temporel. [...]
[...] Budget prévisionnel 3. contrat de partenariat 4. contrat de partenariat signe 5. Lettre de remerciements Pélofi Thomas Bouesnard Pierre M1 IMOS à l'IAE de Toulouse À Toulouse, le 15/3/09 4L TROPHY Cher Sponsor, Nous tenons particulièrement à vous remercier de votre contribution qui nous a été plus que précieuse. Nous sommes maintenant rentrés de cette aventure il y a deux semaines, et nous pouvons dire que cela aura été une réussite, tant au plan humanitaire (60 tonnes de matériels récoltés) qu'au plan mécanique panne mécanique). [...]
Référence bibliographique
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