Mise en place, match de football, U.S.Orléans, Girondins de Bordeaux, commission logistique, infrastructures, gestion de la billetterie, prestataires institutionnels, affluence attendue, groupe de supporters, animations dans les tribunes
La rencontre que nous organisons opposera le mardi 1er mars 2011, l'équipe de l'U.S.O. (National) aux Girondins de Bordeaux (Ligue 1) à 21h00 au stade omnisport de la Source à Orléans. Ce match est organisé dans le cadre du quart de finale de la Coupe de France de Football. L'enthousiasme sera fort puisque l'équipe de l'U.S.O. reçoit l'un des « poids lourds » de la Ligue L'U.S.O. a réalisé l'exploit d'éliminer l'A.J.Auxerre en huitième de finale sur le score de 3-1 au stade l'Abbé Deschamps à Auxerre. Nous faisons partie du service communication de l'U.S.O. et nous sommes en charge d'organiser cette rencontre dont le tirage au sort a choisi l'U.S.O. comme ville hôte. Ce match sera télévisé sur Eurosport donc les publicités autour du terrain seront visibles à l'antenne, de quoi satisfaire nos partenaires réguliers qui seront mis en avant sur une chaîne nationale le temps de la rencontre. On imagine également que l'équipe organisatrice sera obligée de refuser un public nombreux puisque la capacité du stade est seulement de 5000 places dont 3000 places assises.
[...] Police Nationale : Leur mission sera d'assurer la sécurité à l'intérieur du stade s'il y a des problèmes et à l'extérieur du stade. Nous demandons ici environ 50 policiers. Police Municipale : La mission des policiers municipaux sera de prévenir leurs collègues de la police Nationale en cas de débordement, ils se trouveront à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de l'enceinte. Nous prévoyons 8 policiers municipaux. Ils s'occuperont principalement de la facile circulation sur le parking et sur les voies de circulation si des stationnements gênants se produisent. [...]
[...] Les coûts qu'il faudra compter représenteront entre 3000 et 5000€ de nos dépenses totales. Nous avons par la suite contacté directement l'organisme afin qu'il nous fasse parvenir les dossiers à remplir. Le premier a été renvoyé 5 jours avant la rencontre afin que nous puissions obtenir cette réduction. Le second dossier était le bilan des dépenses et recettes de la manifestation afin que la SACEM nous fasse parvenir la somme due. Il a été renvoyé sous 8 jours. Etant sous le contrôle de la F.F.F., nous avons pu avoir une réduction de 20% sur le montant total puisqu'un certain nombre des musiques entendues seront des chants de foot, propriété de la F.F.F . [...]
[...] Nous n'avons pas encore défini les prix de ces différents packs, tout en sachant que le prix le plus élevé sera pour le pack complet, et le prix le plus bas sera pour le pack speaker. Tous les partenaires de la manifestation se verront remettre deux places chacun pour assister au match de Coupe de France. Il ne faut pas oublier de réserver des places pour les dirigeants des Girondins de Bordeaux. Nous avons établi un total de 150 places réservées pour les partenaires et les dirigeants. [...]
[...] Le mardi matin, un petit déjeuner sera servi à 9h puis ils déjeuneront à 13h.Le match ayant lieu à 21h, il n'y aura pas de diner de servi le soir. La commission Animation 19H : Arrivée des deux équipes. 19H30 : Ouverture des portes au public et ventes de billets de tombola 20H : Animations pour les enfants avec des lots à gagner (maximum 13 ans) . Concours de jongles . Epreuves de slalom avec un ballon 20H15 : Début des échauffements des deux équipes. (30 min) 20H45 : animations et danses de Pom-Pom girls d'Orléans-Basket 45. [...]
[...] Il y aura la présence sur place de la Croix Rouge et des pompiers d'Orléans. Les personnes de la croix rouge auront pour mission de s'occuper des sportifs, si un joueur est blessé ce sont eux qui le prendront en charge. Les pompiers auront quant à eux pour mission de prendre en charges les personnes blessées à l'intérieur et à l'extérieur du stade. Ce département est très important, c'est pour cela qu'un certain nombre de réunions auront lieu avant l'évènement. [...]
Référence bibliographique
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